TekWorks - L'installation du centre des données

TekWorks a utilisé Fieldwire pour gérer 400 projets en un an. TekWorks télécharge les fichiers, les plans et les documents pertinents sur Fieldwire et distribue le travail à faire sur chaque projet, leur permettant de suivre tous les aspects du projet sur une seule plateforme.

TekWorks - L'installation du centre des données

TekWorks - L’installation du centre des données

Le besoin de solutions technologiques s’est accrue dans de nombreuses entreprises au cours des dernières décennies. TekWorks, un leader des installations technologiques du sud de la Californie, a contribué à prendre les devants en matière de centres de données personnalisés, de câblage réseau, d’audiovisuel et de fibre optique. Depuis 1995, leur capacité à améliorer l’infrastructure réseau de grandes et petites entreprises dans divers secteurs, a valu à TekWorks une réputation grandissante dans leur domaine, leur rapportant plus de 50 millions de dollars en projets chaque année.

Key Facts

  • Type d’entreprise : entreprise spécialisée
  • Specializes in technological installation

Etudes de cas

  • Jobsite coordination
  • Levée de réserves
  • Owner inspections

Tracking Punch Lists

With a multitude of jobs all going on at once, TekWorks has to keep their efficiency at a maximum in order to successfully provide their top-notch services. Of the 400 projects the company takes on each year, Wayne VanDell, Director of Projects at TekWorks, manages hundreds of them and supervises approximately 30 technicians. He’s been with TekWorks for over a decade and has a particular knack for keeping their work on the upswing, thanks in no small part to the aid that Fieldwire provides his teams.

“One of the largest benefits we get from Fieldwire is tracking punch lists on our phones,” says VanDell. “So if we have a technician in a particular area of the city, or we have to send someone on-site, we don’t need a whole one-on-one meeting to resolve punch items. They don’t have to memorize any instructions or create a convoluted list of steps to troubleshoot everything.

“That’s what we used to do. We used to keep all of those punch lists and documents in a binder, and that binder would be locked up in a container on the project site, so you’d have to meet up each time to deal with any situation. Now with Fieldwire, all of the information is there on our phones.”

Customer Story - TekWork - 1

Managing punch lists is one of Fieldwire’s core attributes, and the ability to track every issue that springs up on any given project is speeding up how quickly VanDell’s crew can tackle deficiencies. Every punch item is housed and tracked within Fieldwire’s task management system, and the app provides timestamps and a complete chronological record of every task update, meaning there is never any confusion regarding how each item is coming along.

“It’s saved us a tremendous amount of headaches and pain points trying to get individuals on the same page,” says VanDell. “You’d be surprised at how much effort it can take to connect multiple people to multiple tasks on a project. We used to have to meet different people on-site and offsite in order to run through all of our expectations on completing items. Now all we have to do is drop those items into Fieldwire on a set of floor plans with notes and photos and a technician can just report to the site, pull up the app on his phone or iPad, and make the corrections, which we’re then notified about in real-time.”

“Fieldwire saves us a tremendous amount of time and reduces any headaches during the follow-up process. Fieldwire must save us at least 40-60 hours of somebody having to do follow-up, which is probably 10-20% of our total time spent on the average project.”

Wayne VanDell, Director of Projects, TekWorks

Le placement des éléments directement sur les plans garantit que les utilisateurs de TekWorks savent exactement où effectuer leur travail sur site, et le système de notification de mise à jour des tâches se déclenche à tout moment lorsque la tâche est modifiée. Cela rend les tâches délicates telles que l’installation du câblage réseau ou la configuration de l’éclairage LED beaucoup plus fluides avec moins de travail à refaire et des alertes rapides sur les nouveaux développements. Celles-ci sont également utiles lorsque la portée du projet s’élargit et que des éléments supplémentaires sont inclus dans leur charge de travail.

« Nous utilisons principalement Fieldwire pour les listes de réserves, mais nous l’utilisons également pour demander des modifications », déclare VanDell. « Ainsi, si un client souhaite ajouter cinq câbles supplémentaires, nos superviseurs peuvent déposer ces emplacements supplémentaires sur les plans en tant que notes. Cela signifie que nos techniciens sur le terrain savent immédiatement où ces changements doivent se produire ».

L’utilisation de l’application de construction facilite non seulement la tâche de l’équipe TekWorks. Fieldwire profite également aux clients qui les rejoignent sur l’application, leur permettant de vérifier l’état de chaque tâche à tout moment. Plutôt que d’avoir à entrer en contact directement avec les travailleurs, leurs clients peuvent se tenir au courant de la façon dont le projet se déroule et partager ces informations avec leurs propres collègues. Tout le monde est informé de l’avancement des travaux tout en libérant du temps pour les deux parties puisqu’elles n’ont plus besoin de coordonner les réunions en personne.

« Les clients peuvent se connecter à Fieldwire et voir l’état des éléments de la liste de réserves de leurs projets en temps réel », explique VanDell. « Et comme les articles sont séparés par étage et que nous suivons plusieurs catégories commerciales différentes, les clients ont un accès en direct à ces informations spécifiques. Cela les aide lorsqu’ils rendent compte à leurs équipes de direction, car ils peuvent partager ces dernières mises à jour, car nos clients parcourront les étages de manière assez cohérente ».

Customer Story - TekWorks - 2

Une nouvelle façon de garder le contact

Wayne VanDell et TekWorks ont vu la nette amélioration de la collaboration entre leurs employés lorsqu’ils ont commencé à utiliser Fieldwire. Puisque toutes les données de projet sont partagées rapidement et ouvertement au sein de l’application, cela est devenu un aspect essentiel de la mise en place et de la gestion de tous leurs projets à l’avenir.

« Nous avons en fait mis en œuvre Fieldwire comme processus principal lorsque nous lançons un nouveau projet », déclare VanDell. « Ainsi, chaque tâche que nous entamons doit être entrée dans Fieldwire pour le suivi. Nous importerons tous les documents, plans, calendriers et proposition pertinents pour l’ensemble du projet ».

En hébergeant toutes les informations vitales relatives à chaque projet dans l’application, VanDell et ses associés sont en mesure de transporter tout ce dont ils pourraient avoir besoin avec eux à tout moment. Il leur suffit de sortir les smartphones ou tablettes ou de se connecter sur un ordinateur portable pour accéder aux données dans Fieldwire chaque fois que le besoin se présente.

« Fieldwire nous permet de tout suivre », déclare VanDell. « Nous voyons tout comme cela se passe sur le terrain. Je n’ai pas besoin de parcourir les blocs-notes, les classeurs, les e-mails ou les feuilles de calcul. L’application mobile me montre tout. Tout est assez simple, vous savez donc quoi faire ».

Customer Story - TekWorks - 3

Mieux encore, les employés de VanDell n’ont plus besoin de se retrouver pour relayer les détails importants. Chaque technicien peut être autonome et fonctionner avec une relative liberté une fois que ses tâches lui sont attribuées. Ceci est particulièrement crucial pour convaincre les travailleurs qui ne sont pas experts en technologie.

« Les gens de la construction ne se soucient pas toujours beaucoup de la technologie. Mais quand ils voient les avantages de Fieldwire et qu’ils n’ont pas à transporter 26 blocs-notes car ils peuvent tout garder sur un téléphone, cela a un impact », déclare VanDell. « Je pense que la plus gros avantage pour eux a été de ne pas avoir à organiser des réunions avec d’autres techniciens qui vont venir les assister sur le site. Ils n’ont pas à effectuer plus de 300 tâches différentes avec eux. Tout ce qu’ils ont à faire est d’ouvrir l’application Fieldwire, de leur indiquer où ils doivent aller et de leur demander de commencer à finaliser des tâches.

« Lorsque j’ai démontré ces avantages à mon équipe, ils ont réalisé que ce logiciel était un outil vraiment utile, et non pas un problème. Fieldwire leur simplifie la vie, et cela les a aidés à apprendre à l’utiliser assez rapidement, car ils savaient que l’application valait la peine d’investir leur temps ».

Customer Story - TekWorks - 6

De meilleures performances, des partenariats durables

Le système d’organisation proposé par Fieldwire a aidé TekWorks à éliminer la méthodologie obsolète et les systèmes maladroits qui les avaient mal servis dans le passé. Désormais, VanDell et l’entreprise n’ont plus besoin de s’appuyer sur des fils d’e-mails répétitifs ou des documents encombrants pour bien gérer leurs projets. Ils ont regagné beaucoup de temps et d’efforts perdus.

« Avant Fieldwire, nous gérions les listes de réserves par e-mail », explique VanDell. « Nous devions saisir des observations dans une feuille de calcul Excel et l’envoyer par e-mail à tout le monde, mais tout le monde n’a pas un ordinateur portable. La plupart des techniciens utilisent simplement leur téléphone et les feuilles de calcul sont difficiles à visualiser sur les téléphones. Ils devaient donc parcourir leurs e-mails avant de se rendre sur place, et lorsque vous recevez 50 e-mails chaque jour, cela devient trop. Cela a conduit à manquer beaucoup d’éléments. Il y a un suivi continu dans le monde de la gestion de projet, et la beauté de Fieldwire est qu’il réduit tout cela à un simple clic. J’adore utiliser l’application pour suivre tout ce qui se trouve dans le projet. Nous n’avons à nous soucier d’aucun des problèmes précédents ».

« Fieldwire est un excellent outil qui nous aide à être plus efficaces et donne à nos clients le confort de savoir que tout est fait correctement. Cela réduit le stress pour toutes les personnes impliquées ».

Wayne VanDell, Directeur de projets, TekWorks

Ce mode de fonctionnement simplifié fait également une énorme différence pour leurs clients, qui visitent régulièrement les sites pour faire leurs propres observations et commentaires. Fieldwire leur permet de partager ces informations à la volée avec VanDell, et vice-versa, ce qui renforce considérablement la relation de travail entre TekWorks et leurs clients.

« Dans le passé, nous recevions de longues listes par e-mail de clients disant: « Hé, je viens de visiter le chantier. Que se passe-t-il avec tous ces éléments » ? Désormais, avec Fieldwire, nous maintenons chaque réserve à jour au fur et à mesure, et comme le client sait que tout est connecté en temps réel dans l’application, il est rassuré. Ils savent que l’article a été documenté et qu’il existe un chemin réel d’achèvement, ce qui crée un sentiment de calme et de confiance chez nos clients ».

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Sur la bonne piste

TekWorks continue de faire tourner les têtes et de produire un travail solide grâce à leurs compétences éprouvées et à leur confiance dans le soutien que Fieldwire fournit à leurs projets. Le dévouement de Wayne VanDell et de son équipe à maintenir des normes élevées et à nouer des relations durables avec les clients est aussi solide que leurs services, ce qui garantit que TekWorks continuera d’étendre sa présence année après année. Après tout, le chemin du succès est beaucoup plus facile à parcourir une fois que tous obstacles ont été levés.

« Fieldwire est un excellent outil qui nous aide à être plus efficaces et donne à nos clients le confort de savoir que tout est fait correctement. Cela réduit le stress pour toutes les personnes impliquées ».

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