Wat bouwbeheersoftware is en hoe het de efficiëntie op de bouwplaats kan verbeteren

In een drukke werkomgeving zoals de bouw kunnen de papieren voor een project zich snel opstapelen: tekeningen, vergunningen, RFIs, wijzigingsopdrachten, veiligheidsrapporten en inspectielijsten, om er maar een paar te noemen. Als deze informatie is verspreid over losse e-mails of ordners kan er makkelijk iets belangrijks wegraken of niet tijdig bij het juiste team aanbelanden.

Bijvoorbeeld: een onderaannemer stort beton op basis van een verouderde versie van de constructieplannen omdat hij nooit de herziene tekeningen heeft ontvangen. Die ene miscommunicatie zou kunnen leiden tot een structurele fout, waardoor er met breekhamers gesloopt en opnieuw gestort moet worden, wat tienduizenden euro's en meerdere dagen vertraging kan kosten.

En zelfs een routineklus als het inplannen van teams kan knelpunten veroorzaken. Als twee projectmanagers zonder het te weten tegelijkertijd dezelfde ploeg inplannen voor het plaatsen van tussenwanden op verschillende bouwlocaties, dan zal slechts één van de klussen uitgevoerd worden terwijl de andere stil komt te liggen.

Om dit soort vermijdbare conflicten te voorkomen gaan bouwteams over op slimmere en meer verbonden manieren voor het beheren van projecten. Communicatieproblemen blijven een van de grootste obstakels in de sector: 59% van de opdrachtgevers rapporteert dat het regelmatig misgaat bij leden van het projectteam, wat kan leiden tot kostbare vertragingen, herstelwerk en geschillen.

Door deze toenemende druk zijn digitale hulpmiddelen niet alleen handig, maar zelfs onmisbaar. Bouwbeheersoftware brengt alle projectinformatie bij elkaar en geeft teams zowel op de bouwplaats als op kantoor in real time toegang tot de meest recente documenten, taken en bijgewerkte tekeningen om te zorgen dat iedereen op één lijn blijft.

Wat is bouwbeheersoftware?

Het doel van bouwbeheersoftware is om teams te voorzien van een centraal platform waar alle projectinformatie makkelijk toegankelijk is en informatie in real time gedeeld kan worden. Stel dat u een app op uw telefoon zou hebben met alle tools die u nodig hebt om het werk te coördineren: een berichtenapp, een agenda met alle taken van het team, een bouwtekeningen- en BIM-viewer, cloudopslag voor uw documenten en meer. Het ophalen van alle nodige informatie tijdens het werk op de bouwplaats wordt een kwestie van een paar klikken.

Met bouwbeheersoftware kunnen teams op kantoor gemakkelijker realtime-updates delen met mensen op de bouwplaats. In plaats van verschillende spreadsheets in te vullen, e-mails te sturen naar meerdere belanghebbenden en uren (of dagen) te wachten op een antwoord, kunnen ze eenvoudig de documenten in de bouwbeheersoftware bijwerken en binnen een paar seconden aan iedereen ter beschikking stellen.

Goede bouwbeheersoftware is meer dan een algemene projectmanagementtool. Het is ontworpen met de teams op de bouwplaats in gedachten: het stelt teams in staat om taken en RFIs te koppelen aan tekeningen, BIM te gebruiken op de bouwplaats en snel rapporten te maken op mobiele apparaten. Daarnaast hebben teams offline toegang, zodat ze ook projectinformatie kunnen bekijken als ze in tunnels, ondergronds of in zware staalconstructies werken of in andere gebieden zijn waar de ontvangst slecht is of het signaal wordt verstoord.

Als de papieren rompslomp een van de belangrijkste redenen voor de lage productiviteitscijfers in de bouwsector is, dan is het digitaliseren van processen met bouwbeheersoftware essentieel om de productiviteit te verhogen en te zorgen voor langetermijngroei. Dat is de reden waarom we de afgelopen jaren een gestage groei zien in het gebruik van digitale hulpmiddelen. Bouwbedrijven geven blijk van steeds meer vertrouwen in de voordelen van bouwbeheersoftware voor de productiviteit.

Wie bouwbeheersoftware gebruiken (en waarom)

Vanwege de vele teams die aan een project samenwerken, moet een digitaal hulpmiddel kunnen voldoen aan de behoeften van verschillende rollen. De beste bouwmanagementsoftware moet ontworpen zijn voor gebruik op de bouwplaats, maar projectmanagers ook in staat stellen om efficiënt te coördineren vanuit kantoor of de bouwkeet. Hieronder leggen we uit hoe verschillende teamleden profiteren van de voordelen van bouwbeheersoftware.

Onderaannemers

Onderaannemers zijn gespecialiseerd in een bepaald onderdeel van de bouw, zoals elektrische installaties of sanitair. Het zijn aannemers die door de hoofdaannemer van het project worden ingehuurd.

Hoofdaannemers

De hoofdaannemer is de aannemer die verantwoordelijk is voor de totale bouw. De belangrijkste verantwoordelijkheid van de hoofdaannemer is het houden van toezicht op het project door het aansturen van de onderaannemers, bijhouden van de planning en bewaken van het budget.

Inspecteurs

Inspecteurs bewaken al het werk dat op de bouwplaats wordt uitgevoerd om te zorgen dat aan de veiligheids- en kwaliteitsnormen wordt voldaan. Zij zorgen ervoor dat bouwtekeningen en specificaties op de juiste manier worden gevolgd en beheerd.

Opdrachtgevers

De opdrachtgever bepaalt de reikwijdte van het project, stelt het budget op en zorgt voor de financiering van het project. De opdrachtgever houdt toezicht op de hoofdaannemer die is ingehuurd om het project te beheren.

Architecten

De architect wordt door de opdrachtgever ingehuurd om alle fasen van het architectonische werk uit te voeren, waaronder nieuwbouwontwerpen, uitbreidingen, verbouwingen, restauraties en conserveringen, van de vroege ontwerpfase tot aan de oplevering.

Kernfuncties van bouwbeheersoftware

Beheer van planning en taken

Deze tools bieden bouwteams de mogelijkheid om workflows te stroomlijnen, de verantwoording te verbeteren en potentiële vertragingen vast te stellen voordat ze gevolgen hebben voor de planning.

• Taaktoewijzing met deadlines

• Weergave van Gantt-diagrammen en agenda

• Meldingen en voortgang volgen

• Integratie met agenda's van externe apps

Documentbeheer

Met een gecentraliseerd platform voor tekeningen, 3D-modellen, specificaties, RFIs, inzendingen en rapporten hebt u binnen een paar seconden toegang tot alle projectinformatie, waar u ook bent.

• Tekeningweergave en versiebeheer

• Revisietekeningen

• 3D-modelviewer

• Opslag van foto's, video's en bestanden

Hulpmiddelen voor communicatie en samenwerking

Door gebruik te maken van communicatietools die beschikbaar zijn in bouwbeheersoftware, kunt u context bieden met foto’s, documenten en tekeningen in plaats van e-mails te doorzoeken of naar een andere berichtenapp te gaan.

• In-app-berichten

• Realtime-meldingen

• Markeringen en annotaties op tekeningen

• Dagelijkse logboeken en bouwrapporten

Inspecties en opleverlijsten

Deze functies helpen bij het standaardiseren van processen, zodat u inspectierondes efficiënter kunt uitvoeren en sneller tot de eindoplevering komt.

• Voorgeconfigureerde checklists en sjablonen

• Aanpasbare formulieren

• Checklists voor kwaliteitsborging en kwaliteitscontrole

• Inspectie- en opleverlijstrapporten met foto's en video's

Budgetteren

Het beheren van het projectbudget en wijzigingsopdrachten op hetzelfde platform maakt het gemakkelijker om mogelijke overschrijdingen te signaleren.

• Budgetbewaking (gepland versus daadwerkelijk)

• Workflows voor het volgen en goedkeuren van wijzigingsopdrachten

Projectbeheer

Bouwsoftware bundelt al uw projectdocumenten op één plek, waardoor u tijd bespaart en de verantwoording verbetert.

• RFIs

• Inzendingen

• Specificaties

BLOG

Wat is het verschil tussen RFIs, inzendingen en specificaties?

Lees het artikel →

Een dag op de bouwplaats met gebruik van bouwbeheersoftware

6.00 uur: De opzichter gebruikt de bouwbeheerapp op een tablet om de updates van afgelopen nacht te bekijken en het dagschema door te nemen.

6.30 uur: Tijdens de dagelijkse briefing ziet iedereen hun opdrachten voor de komende dag in de app.

9.00 uur: Een uitvoeringsingenieur constateert een afwijking tussen de tekening en een bestaande muur. De uitvoeringsingenieur gebruikt de mobiele app om een RFI in te dienen met foto en korte beschrijving, die automatisch naar de architect van het project wordt gestuurd.

11.00 uur: Eén van de tekeningen wordt bijgewerkt door de architect. De architect uploadt een nieuwe bouwtekening naar de bouwbeheersoftware en iedereen op de bouwplaats krijgt er meteen toegang toe.

13.00 uur: Op kantoor ziet de projectmanager de RFI van de uitvoeringsingenieur in de desktoptoepassing. De projectmanager maakt rechtstreeks in de bouwbeheersoftware een wijzigingsopdracht aan, met het antwoord van de architect als bijlage, en stuurt die in voor goedkeuring.

14.30 uur: Een onderaannemer uploadt bouwplaatsfoto's van de voortgang, en de belanghebbenden die bij de taak zijn betrokken worden direct over de update geïnformeerd.

15.30 uur: De opzichter vult het dagelijks logboek in op de tablet voordat hij naar huis gaat.

17.00 uur: De app genereert automatisch een dagelijkse samenvatting voor de belanghebbenden: voltooide taken, vertragingen, weerberichten, RFIs en voortgangsfoto's. Iedereen blijft op de hoogte van de projectvoortgang.

Voordelen van bouwbeheersoftware

Een van de belangrijkste voordelen van bouwbeheersoftware is de mogelijkheid om de productiviteit te verbeteren. Een bouwplaatsbeheerapp als Fieldwire kan bouwteams tot 1 uur per werknemer per dag besparen. Het verhogen van de productiviteit is cruciaal in een tijd waarin de bouwsector te kampen heeft met een krappe arbeidsmarkt. Zo kunnen bedrijven projecten opleveren met evenveel of minder mensen per project, aldus McKinsey. Bouwbeheersoftware helpt teams op verschillende manieren om meer werk te verzetten in minder tijd:

Voordelen op de korte termijn

• Kortere reactietijd dankzij realtimecommunicatie

• Tijdsbesparing bij het genereren van rapporten en toegang tot documenten

• Snellere, op data gebaseerde beslissingen

• Minder werkbelasting voor de administrator

• Betere verantwoording

• Optimalisatie van planning en middelenbeheer

• Minder printkosten

Voordelen op de lange termijn

• Minder herstelwerk als gevolg van verbeterde communicatie

• Hechtere samenwerking tussen teams op kantoor en op de bouwplaats

• Standaardisatie van het proces over projecten heen

• Voorkomen van conflicten tussen de belanghebbenden bij het project

• Trendanalyse en slimmer plannen door inzichten uit voorgaande projecten

• Concurrentievoordeel door digitale volwassenheid

Waar u op moet letten bij een bouwbeheerapp

Apps voor bouwplaatsbeheer kunnen als een grote verandering aanvoelen voor bouwteams die gewend zijn om te werken met formulieren en telefoongesprekken. De keuze van de juiste software kan zowel teams op de bouwplaats als op kantoor helpen om snel de waarde van het nieuwe hulpmiddel te zien, waardoor ze minder weerstand zullen hebben tegen de invoering van nieuwe processen en workflows. Dit is waar u op moet letten bij de keuze van bouwbeheersoftware kiest voor uw bedrijf:

• Gebruiksgemak: gebruiksvriendelijke software helpt de leercurve te verkorten, vooral als uw teams geen digitale expertise hebben. Door toegang op zowel mobiel als desktop met intuïtieve interfaces gaat de adoptie sneller.

• Gratis proefperiode of pilotprogramma: test de software eerst met een klein team of project voordat u deze bedrijfsbreed uitrolt, zodat u de waarde ervan kunt aantonen.

• Noodzakelijk functies: zorg dat de bouwbeheersoftware beschikt over de basisfuncties die uw teams dagelijks nodig hebben, zoals een betrouwbare tool voor tekeningweergave, effectieve tools voor taakbeheer en mogelijkheden voor realtime-communicatie. Sommige tools beschikken over specifiekere functies, zoals beheer van RFIs en wijzigingsopdrachten, aangepaste formulieren en een BIM-viewer, zodat u alle documenten van een project op één platform hebt.

• Integratie met externe apps: als u andere software gebruikt voor het opslaan van projectgegevens, hebt u bouwbeheersoftware nodig die integraties mogelijk maakt, zodat al uw bouwprojectinformatie automatisch wordt gesynchroniseerd tussen de apps.

• Training en ondersteuning: controleer of het softwarebedrijf trainingen voor nieuwe gebruikers en voortdurende ondersteuning biedt, zodat uw teams de benodigde hulp krijgen om het platform optimaal te gebruiken.

Hoe Fieldwire zich onderscheidt

Fieldwire is bouwbeheersoftware die gericht is op de bouwplaats. De solution engineers van Fieldwire komen allemaal uit de bouwsector, dus ze begrijpen uit eigen ervaring wat bouwteams nodig hebben om efficiënter te werken en tegelijkertijd te voldoen aan de verwachtingen van het hoger management.

• Gebruiksgemak: snelle gewenning met een intuïtief platform

• Krachtig: werkt naadloos op elke schaal

• Snelle waardecreatie: volledig operationeel binnen een week

• Mobile-first: snel en lichtgewicht, perfect voor teams op de bouwplaats

• Offline toegang: zelfs te gebruiken als de verbinding slecht is of uitvalt

Fieldwire is tegelijkertijd robuust en aanpasbaar, en daarmee een krachtige oplossing voor zowel kleine teams als bedrijven die aan grote projecten werken. De schaalbaarheid is een van de grootste voordelen van Fieldwire: bedrijven kunnen de app eerst voor één project gebruiken en dan net zoveel uitbreiden als nodig is. Fieldwire biedt vier abonnementen met een transparant prijsmodel, van het gratis Basic-abonnement tot Business Plus. Dit biedt bouwteams de flexibiliteit om hun tools op te schalen naarmate projecten complexer worden.

Fieldwire is intuïtief en gebruiksvriendelijk, wat leidt tot een snelle acceptatie binnen verschillende teams. Als gevolg daarvan worden de voordelen snel zichtbaar, vooral op het gebied van tijdbesparing. Fieldwire-gebruikers geven aan tot 1 uur per werkdag te besparen.

BOUWBEHEERAPP

Ontdek hoe Fieldwire de productiviteit van uw team kan verhogen

Boek een live demo →

Waarom bouwbeheersoftware onmisbaar is voor uw teams

Terwijl de sector zich verder ontwikkelt, wordt het rendement op investeringen in bouwtechnologie steeds duidelijker. Bouwbeheersoftware kan aannemers, opdrachtgevers en architecten helpen om herstelwerk te verminderen, de communicatie te verbeteren en projecten eerder op te leveren met behoud van een hoge kwaliteit. Steeds meer teams nemen digitale tools in gebruik om concurrerend te blijven, sneller te groeien en toekomstige uitdagingen actief aan te gaan. Hoe zou uw volgende project eruitzien als het minder chaotisch zou verlopen?