Cos’è il software di gestione cantieri e in che modo può migliorare l’efficienza sul campo

In un ambiente di lavoro frenetico come un cantiere, le scartoffie tendono ad accumularsi rapidamente: disegni costruttivi, permessi, richieste di informazioni, varianti in corso d’opera, report di sicurezza, checklist dei sopralluoghi e tanto altro. Quando queste informazioni finiscono per essere disperse tra email e raccoglitori cartacei, è facile che qualcosa di fondamentale si perda o non arrivi in tempo utile a chi di dovere.

Per esempio, immaginiamo un subappaltatore che procede alla posa in opera del calcestruzzo basandosi su una versione obsoleta delle planimetrie semplicemente perché non ha mai ricevuto i disegni costruttivi aggiornati. Questa semplice mancanza di comunicazione può portare a un errore strutturale che richiederà l’uso di martelli pneumatici e una nuova colata di cemento, con costi di decine di migliaia di euro in più e diversi giorni di ritardo.

Anche cose apparentemente banali come la pianificazione del lavoro dei team può creare dei colli di bottiglia. Se due diversi project manager, senza saperlo, assegnano contemporaneamente allo stesso team specializzato in cartongesso lavori in due diversi cantieri, solo uno dei due lavori verrà effettivamente svolto, lasciando scoperto l’altro.

Per prevenire conflitti evitabili come questo, sono sempre di più i team di costruzioni che passano a sistemi di gestione dei progetti più smart e connessi. I problemi di comunicazione rimangono uno dei maggiori ostacoli del settore: il 59% dei committenti lavori lamenta problemi frequenti nell’interfacciarsi con i membri dei team di progetto, il che può portare a costosi ritardi, rilavorazioni e controversie.

Sempre più avvertita, questa pressione sta rendendo gli strumenti digitali più che utili, semplicemente necessari. Il software di gestione cantieri permette di centralizzare tutte le informazioni di progetto, dando ai team, in cantiere e in ufficio, accesso in tempo reale ai documenti più recenti e alle attività e alle planimetrie aggiornate, mantenendo tutti allineati sullo stesso piano.

Cos’è il software per la gestione dei cantieri?

Lo scopo dei software CMS (acronimo che sta per Construction Management Software e cioè software per la gestione dei cantieri) è fornire ai team una piattaforma centralizzata tramite cui poter accedere facilmente e condividere in tempo reale tutte le informazioni di progetto. Immagina di avere sul telefono un’applicazione che riunisce tutti gli strumenti che ti servono per coordinare il lavoro: una app di messaggistica, un calendario con tutte le attività dei team, un visualizzatore di planimetrie e BIM, spazio di archiviazione cloud per i documenti e molto altro. Ottenere le informazioni di cui hai bisogno mentre lavori in cantiere diventa così una questione di pochi clic.

Per i team in ufficio, il software per la gestione dei cantieri rende più semplice condividere gli aggiornamenti in tempo reale con i colleghi sul campo. Invece di compilare tanti fogli di calcolo diversi, inviare email ai vari soggetti coinvolti e attendere ore (o giorni) per una risposta, basta aggiornare i documenti sul CMS per renderli disponibili a tutti in pochi secondi.

Più che come semplice strumento per la gestione generale dei progetti, un buon CMS è concepito pensando a chi si trova sul campo: permette ai team di collegare attività e richieste di informazioni alle planimetrie, utilizzare il BIM in cantiere e creare rapidamente report tramite dispositivi mobili. Non solo: la possibilità di accesso offline consente ai team di visualizzare le informazioni del progetto anche quando lavorano in tunnel, strutture sotterranee o in acciaio pesante o altre aree dove la connettività è scarsa o sono presenti interferenze che disturbano il segnale.

Le scartoffie sono una delle principali cause dei bassi tassi di produttività del settore delle costruzioni e per questo motivo, digitalizzare i processi con un CMS è fondamentale per aumentare l’efficienza e garantire crescita a lungo termine. Ecco perché negli ultimi anni abbiamo assistito a una crescita costante nell’uso degli strumenti digitali, con le imprese di costruzione che mostrano sempre più fiducia nei vantaggi in termini di produttività dei CMS.

Chi usa i software per la gestione dei cantieri (e perché)

Con così tanti team che collaborano a un progetto, uno strumento digitale dovrebbe essere in grado di soddisfare le esigenze di ruoli molto diversi. I migliori software per la gestione dei cantieri sono quelli creati pensando sia a chi deve usarli in cantiere, sia ai project manager che devono coordinare il lavoro stando in ufficio o dal rimorchio in cantiere. Ecco come i diversi membri dei team possono trarre vantaggio da un CMS.

Subappaltatori

I subappaltatori sono specializzati in aree specifiche dei lavori da eseguire, per esempio l’impiantistica elettrica o quella meccanica. Si tratta di appaltatori a contratto assunti dal general contractor del progetto.

General contractor

Il general contractor è l’appaltatore principale nella costruzione edile. La sua principale responsabilità è supervisionare il progetto gestendo i subappaltatori, occupandosi della pianificazione e monitorando il budget.

Ispettori

Gli ispettori monitorano il lavoro svolto in cantiere per garantire il rispetto degli standard di sicurezza e qualità. Si assicura che le planimetrie e le specifiche siano seguite e gestite correttamente.

Committente lavori

Il committente lavori definisce l’ambito del progetto, crea il budget e assicura i fondi necessari. Il committente lavori supervisiona il general contractor incaricato della gestione del progetto.

Architetti

Gli architetti sono assunti dal committente lavori e si occupano della progettazione architettonica, che può includere la progettazione di nuovi edifici, ampliamenti, alterazioni, restauri e interventi conservativi, dalle fasi iniziali al termine dei lavori.

Funzionalità chiave dei software per la gestione dei cantieri

Pianificazione e gestione delle attività

Questi strumenti semplificano i flussi di lavoro, rafforzano la responsabilizzazione e permettono di individuare i potenziali ritardi prima che abbiano un impatto sul cronoprogramma.

• Assegnazione di attività e relative scadenze

• Diagrammi di Gantt e viste calendario

• Notifiche e tracciamento dei progressi

• Integrazione con calendari di app esterne

Gestione della documentazione

Con una piattaforma centralizzata per disegni, modelli 3D, specifiche, richieste di informazioni, sottomissioni e report, hai accesso in pochi secondi a tutte le informazioni del tuo progetto, ovunque ti trovi.

• Visualizzazione planimetrie e controllo di versione

• Disegni as-built

• Visualizzatore di modelli 3D

• Archiviazione di foto, video e file

Strumenti di collaborazione e comunicazione

Invece di dover consultare le email o usare un’app di messaggistica esterna, sfruttare gli strumenti di comunicazione integrati in un CMS consente di fornire informazioni di contesto con foto, documenti e progetti.

• Messaggistica in-app

• Notifiche in tempo reale

• Annotazioni planimetrie

• Registri giornalieri e report dal cantiere

Sopralluoghi ed elenchi difformità

Queste funzioni aiutano a standardizzare i processi e quindi a rendere più efficienti i sopralluoghi e più veloce la chiusura dei lavori.

• Checklist e modelli pre-caricati

• Moduli personalizzabili

• Checklist QA e QC

• Report per i sopralluoghi ed elenchi difformità con foto e video

Budget

Gestire il budget e le varianti in corso d’opera sula stessa piattaforma rende più facile individuare potenziali sforamenti.

• Monitoraggio del budget (pianificato vs. reale)

• Flussi di lavoro di monitoraggio e approvazione delle varianti in corso d’opera

Gestione dei progetti

I software per la gestione dei cantieri riuniscono tutti i documenti del progetto in una singola piattaforma, aiutando così a risparmiare tempo e rafforzare la responsabilizzazione di tutti coloro che vi partecipano.

• Richieste di informazioni

• Sottomissioni

• Specifiche

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Qual è la differenza tra richieste di informazioni, sottomissioni e specifiche?

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Una giornata in cantiere con un CMS

6:00: Il direttore dei lavori usa l’app CMS sul proprio tablet per controllare gli aggiornamenti registrati durante la notte e rivedere la pianificazione del giorno.

6:30: Durante il briefing giornaliero, ognuno riceve sull’app i propri compiti per quel giorno.

9:00 Un ingegnere in cantiere nota una difformità tra la planimetria e un muro già esistente. Con l’app mobile, invia una richiesta di informazioni completa di foto e descrizione sintetica, che viene indirizzata in automatico all’architetto.

11:00: Un architetto aggiorna una delle planimetrie. La nuova planimetria viene caricata sul CMS e diventa così istantaneamente accessibile da tutti coloro che sono in cantiere.

13:00: In ufficio, il project manager vede sulla propria app desktop la richiesta di informazioni inviata dall’ingegnere in cantiere. Prepara una variante in corso d’opera direttamente nel CMS, allega la risposta dell’architetto e la invia affinché venga approvata.

14:30: Un subappaltatore carica delle foto dal cantiere per documentare l’avanzamento dei lavori e tutti i soggetti interessati all’attività ne ricevono immediatamente notifica.

15:30: Il direttore dei lavori compila il registro giornaliero sul suo tablet prima di tornare a casa.

17:00: L’app genera automaticamente un riepilogo giornaliero per i soggetti interessati: attività completate, ritardi, informazioni sul meteo, richieste di informazioni e foto dell’avanzamento dei lavori. Tutti rimangono così aggiornati sui progressi del progetto.

Vantaggi dei software per la gestione dei cantieri

Uno dei principali vantaggi di un CMS è la capacità di migliorare la produttività. Un’app di gestione dei cantieri come Fieldwire può far risparmiare ai team in cantiere fino a 1 ora al giorno per ogni lavoratore. Migliorare la produttività è fondamentale in un’epoca in cui il settore delle costruzioni si trova alle prese con una mancanza di manodopera e le aziende devono portare a termine i progetti con lo stesso numero, o un numero inferiore, di persone per progetto, secondo McKinsey. Un CMS aiuta i team a fare di più in meno tempo in più modi:

Vantaggi a breve termine

• Tempi di risposta più veloci grazie alla comunicazione in tempo reale

• Risparmio di tempo nel generare report e accedere ai documenti

• Decisioni più rapide e basate sui dati

• Riduzione del carico di lavoro amministrativo

• Maggiore responsabilizzazione

• Pianificazione ottimizzata di programma e risorse

• Riduzione dei costi di stampa

Vantaggi a lungo termine

• Riduzione delle rilavorazioni grazie a una comunicazione più efficiente

• Collaborazione rafforzata tra ufficio e cantiere

• Standardizzazione dei processi tra i diversi progetti

• Prevenzione dei conflitti tra le parti che partecipano al progetto

• Analisi delle tendenze e pianificazione più smart grazie agli insight tratti dai progetti passati

• Vantaggio competitivo grazie alla maturità digitale

Cosa cercare in un’app per la gestione dei cantieri

Le app di gestione cantieri possono sembrare una vera rivoluzione per i team abituati a lavorare con moduli cartacei e telefonate. Scegliere il software giusto può aiutare sia i team in cantiere che lo staff in ufficio a comprendere rapidamente il valore di un CMS, rendendoli meno restii ad abbracciare i nuovi processi e flussi di lavoro. Ecco cosa cercare quando si sceglie un CMS per la propria impresa:

• Facilità d’uso: un software intuitivo aiuta ad accorciare la curva di apprendimento, specie per i team con scarse capacità digitali. Avere a disposizione sia l’accesso mobile che quello desktop con interfacce intuitive contribuisce a velocizzare l’onboarding.

• Prova gratuita o programma pilota: prima di distribuire l’applicazione a tutta l’impresa, è utile testare il software con un piccolo team o progetto, per dimostrarne il valore.

• Caratteristiche chiave: bisogna assicurarsi che il CMS abbia le funzioni di base di cui i vostri team hanno bisogno, come un visualizzatore di planimetrie affidabile, strumenti efficaci per la gestione delle attività e capacità di comunicazione in tempo reale. Alcuni strumenti possono includere funzioni più specifiche, come gestione di richieste di informazioni e varianti in corso d’opera, moduli personalizzabili e visualizzatori BIM, per avere tutti i documenti del progetto su un’unica piattaforma.

• Integrazione con app esterne: se usi altri software per archiviare i dati dei progetti, ti serve un CMS che consenta le integrazioni, in modo da poter sincronizzare automaticamente tutte le informazioni del progetto tra le varie app.

• Formazione e assistenza: verifica che l’azienda fornitrice del software offra formazione di onboarding e supporto continuo, così che i team abbiano tutto l’aiuto di cui hanno bisogno per sfruttare al meglio la piattaforma.

Perché Fieldwire spicca sugli altri

Fieldwire è un software per la gestione dei cantieri focalizzato sul cantiere. I solution engineer di Fieldwire vengono tutti dal settore delle costruzioni e quindi conoscono per esperienza diretta di cosa hanno bisogno i team sul campo per lavorare in modo più efficiente, senza per questo deludere le aspettative della dirigenza di alto livello.

• Semplicità d’uso: onboarding rapido con una piattaforma intuitiva

• Potenza: per lavorare perfettamente qualsiasi sia la scala

• Time to value rapido: pronto all’uso in una settimana

• Priorità al mobile: rapido e leggero, ideale per i team in cantiere

• Accesso offline: utilizzabile anche in condizioni di scarsa o nulla connettività

Poiché è robusto e personalizzabile allo stesso tempo, Fieldwire è una soluzione potente sia per piccoli team che per aziende che lavorano su grandi progetti. Uno dei maggiori vantaggi di Fieldwire è la scalabilità: le imprese possono iniziare a usare l’app su un singolo progetto e poi ampliarne l’utilizzo in base alle necessità. Fieldwire offre quattro piani di abbonamento con tariffe trasparenti, dal piano Basic gratuito al Business Plus, offrendo ai team la flessibilità necessaria per adattare i propri strumenti man mano che i progetti aumentano in complessità.

Fieldwire è intuitivo e facile da usare, il che ne velocizza l’adozione tra i team. I suoi vantaggi diventano così evidenti fin da subito, soprattutto per quanto riguarda il risparmio di tempo. Gli utenti Fieldwire segnalano un risparmio di fino a un’ora per giornata lavorativa.

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Perché un software per la gestione dei cantieri è fondamentale per i tuoi team

Man mano che il settore evolve, il ritorno sull'investimento nella tecnologia per le costruzioni diventa sempre più evidente. Un CMS può aiutare gli appaltatori, i committenti lavori e gli architetti a ridurre le rilavorazioni, a migliorare la comunicazione e arrivare alla consegna del progetto più in fretta, ma senza sacrificare la qualità. Sempre più team adottano strumenti digitali per mantenersi competitivi, accelerare la crescita e affrontare senza timore le sfide di domani. Riesci a immaginare come sarebbe il tuo prossimo progetto se fosse possibile ridurne gli aspetti più caotici?