Logiciel de suivi de chantier : définition et solutions pour une plus grande efficacité sur le terrain

Dans un environnement de travail aussi intense que celui de la construction, le volume de paperasse pour chaque projet peut rapidement s'accumuler : plans, permis, FQR, demandes de travaux modificatifs, rapports de sécurité et listes de contrôle, pour n'en citer que quelques-uns. Lorsque ces informations sont éparpillées dans des e-mails ou des classeurs, vous pouvez facilement passer à côté d’un élément crucial ou ne pas l'envoyer à temps à l'équipe concernée.

Imaginez, par exemple, qu'un sous-traitant coule du béton en se référant à une version obsolète des plans structurels, faute d'avoir reçu les plans révisés de la part de l'entreprise générale. Cette simple erreur de communication pourrait entraîner un défaut structurel qui nécessiterait de faire intervenir un marteau-piqueur et de re-couler du béton, ce qui se traduirait par des dizaines de milliers de dollars et plusieurs jours de retard.

Même une tâche aussi ordinaire que la planification des équipes peut entraîner des goulets d'étranglement. Par exemple, si deux chefs de projet différents programment à leur insu la même équipe de pose de cloisons sèches pour travailler sur des chantiers différents en même temps, seul un de ces chantiers sera pourvu en personnel, tandis que l'autre restera à l'arrêt.

Afin de prévenir ces conflits évitables, de plus en plus d'équipes du bâtiment se tournent vers des solutions plus intelligentes et plus connectées pour gérer leurs projets. La communication constitue toujours l'un des plus grands obstacles dans le secteur : 59 % des maîtres d'ouvrage font état de ruptures de communication fréquentes avec les membres de leurs équipes, ce qui a pour conséquence des retards coûteux, des reprises de travaux et des conflits.

Cette pression croissante a rendu les outils numériques non plus seulement utiles, mais tout simplement indispensables. Les logiciels de suivi de chantier centralisent l'ensemble des informations liées aux projets et permettent aux équipes administratives et de terrain d'accéder en temps réel aux tout derniers documents, tâches et plans mis à jour pour que tous les intervenants travaillent dans la même direction.

En quoi consiste un logiciel de suivi de chantier ?

Un logiciel de suivi de chantier a pour vocation de fournir aux équipes d'un projet de construction une plateforme centralisée qui leur permet d'accéder facilement à toutes les informations liées à ce projet et de les partager en temps réel. Imaginez que vous disposiez d'une application sur votre téléphone qui combine tous les outils dont vous avez besoin pour coordonner vos projets : une application de messagerie, un calendrier avec toutes les tâches des équipes, une visionneuse de plans et BIM, un espace de stockage dans le cloud pour vos documents, et bien plus encore. Il vous suffit alors de quelques clics pour obtenir les informations dont vous avez besoin lorsque vous intervenez sur le terrain.

Quant aux équipes des bureaux, elles peuvent partager des mises à jour en temps réel avec le terrain bien plus facilement grâce à un logiciel de suivi de chantier. Au lieu de devoir renseigner différentes feuilles de calcul, d'envoyer des e-mails à plusieurs intervenants et d'attendre des heures (voire des jours) pour obtenir une réponse, il leur suffit de mettre à jour les documents dans le logiciel de suivi de chantier pour qu'ils soient consultables par tout le monde en quelques secondes seulement.

Plus qu'un simple outil de gestion de projet, les meilleurs logiciels de suivi de chantier sont conçus pour les équipes sur le terrain : ils leur permettent d'associer des tâches et des FQR à des plans, d'utiliser le BIM sur le terrain et de créer rapidement des rapports à partir d'appareils mobiles. Par ailleurs, la possibilité d'y avoir un accès hors ligne permet aux équipes de consulter les informations liées à un projet, même lorsqu'elles travaillent dans des tunnels, des structures souterraines ou des structures lourdes en acier, ou dans d'autres zones présentant une connectivité médiocre ou des interférences de signal.

Alors que la gestion de la paperasse figure parmi les principales raisons des faibles taux de productivité du BTP, un logiciel de suivi de chantier permettant de numériser les processus de travail est indispensable pour gagner en efficacité et garantir une croissance sur le long terme. Et force est de constater que le recours aux outils numériques ne cesse de se généraliser depuis plusieurs années, puisque de plus en plus d'entreprises du bâtiment témoignent de leur confiance dans les avantages d'un logiciel de suivi de chantier pour améliorer leur productivité.

Qui utilise des logiciels de suivi de chantier (et pourquoi)

Un outil numérique doit pouvoir répondre aux besoins des différents rôles des nombreuses équipes qui travaillent ensemble sur un projet. Le meilleur logiciel de suivi de chantier devrait être conçu pour le terrain, tout en permettant aux responsables de chantier d'assurer une coordination efficace depuis leur bureau ou l'arrière d'un engin de chantier. Voici comment les différents membres des équipes tirent parti de l'utilisation d'un logiciel de suivi de chantier.

Entreprises sous-traitantes

Les sous-traitants sont spécialisés dans un corps de métier spécifique de la construction ou du bâtiment, comme l'électricité ou la plomberie. Il s'agit d'entrepreneurs contractuels qui sont engagés par l'entreprise générale sur le projet.

Entreprises générales

Les entreprises générales sont les maîtres d'œuvre de la construction d'un bâtiment. Leur principale responsabilité consiste à superviser le projet en assurant la gestion des entreprises sous-traitantes, le respect du calendrier et le suivi du budget.

Contrôleurs techniques

Les contrôleurs techniques inspectent tous les travaux effectués sur un chantier de construction afin de s'assurer du respect des normes de sécurité et de qualité. Ils s'assurent que les plans de construction et les clauses techniques sont respectés et gérés de manière conforme.

Maîtres d'ouvrage

Les maîtres d'ouvrage définissent l'étendue du projet, fixent le budget et fournissent les fonds nécessaires à la réalisation du projet. Ils supervisent les entreprises générales qui ont été engagées pour gérer le projet.

Architectes

Les architectes sont engagés par les maîtres d'ouvrage pour exécuter toutes les phases des travaux d'architecture, y compris la conception de nouveaux bâtiments, d'extensions, de modifications, de restaurations et de conservations, depuis les premières étapes jusqu'à l'achèvement des travaux.

Principales fonctionnalités d'un logiciel de suivi de chantier

Planification et gestion des tâches

Ces outils permettent aux équipes de construction de simplifier leurs flux de travail, d'accroître la responsabilisation et d'identifier les éventuels retards avant qu'ils affectent le calendrier.

• Attribution de tâches avec échéances

• Diagrammes de Gantt et vues du calendrier

• Notifications et suivi de la progression

• Intégration de calendriers provenant d'applications externes

Gestion des documents

Grâce à une plateforme centralisée regroupant les plans, les modèles 3D, les clauses techniques, les FQR, les visas et les rapports, vous pouvez accéder à toutes les informations de votre projet en quelques secondes, où que vous soyez.

• Visualisation des plans et gestion des versions

• Plans conformes à l'exécution

• Visionneuse de modèles 3D

• Stockage de photos, de vidéos et de fichiers

Outils de communication et de collaboration

Au lieu de consulter des e-mails ou d'accéder à une autre application de messagerie, l'utilisation des outils de communication disponibles dans un logiciel de suivi de chantier vous permet de fournir un contexte avec des photos, des documents et des plans.

• Messagerie dans l'application

• Notifications en temps réel

• Marquages et annotations sur les plans

• Journaux quotidiens et rapports de terrain

Contrôles et liste des réserves

Ces fonctionnalités permettent de normaliser les processus, ce qui vous permettra de mener des contrôles plus efficaces et d'atteindre plus rapidement le stade des opérations préalables à la réception (OPR).

• Listes de contrôle et modèles préchargés

• Formulaires personnalisables

• Listes de contrôle d’assurance qualité (AQ) et de contrôle qualité (CQ)

• Rapports de contrôle et de listes de réserves, avec photos et vidéos

Budgétisation

La gestion du budget de votre projet et des demandes de travaux modificatifs sur une même plateforme vous permet de repérer plus facilement d'éventuels dépassements.

• Suivi du budget (prévisionnel et réel)

• Suivi des demandes de travaux modificatifs et procédures de validation

Gestion de projets

Les logiciels de suivi de chantier regroupent tous les documents de vos projets en un seul endroit, ce qui vous permet de gagner du temps et de renforcer la responsabilisation.

• FQR

• Visas

• Clauses techniques

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Une journée sur le terrain en utilisant un logiciel de suivi de chantier

6 h 00 : le responsable de chantier utilise l'application de suivi de chantier sur sa tablette pour vérifier les mises à jour de la nuit et passer en revue le programme de la journée.

6 h 30 : dans le cadre du briefing quotidien, chaque intervenant visualise les tâches qui lui sont assignées pour la journée dans l'application.

9 h 00 : un ingénieur sur le terrain remarque un décalage entre le plan et un mur existant. Il utilise l'application mobile pour envoyer une FQR avec une photo et une brève description, qui est automatiquement envoyée à l'architecte du projet.

11 h 00 : l'un des plans est mis à jour par un architecte. Il télécharge le nouveau plan dans le logiciel de suivi de chantier, et chaque intervenant sur le terrain y a accès instantanément.

13 h 00 : dans les bureaux, le chef de projet voit la FQR de l'ingénieur sur le terrain sur son application de bureau. Il prépare une demande de travaux modificatifs directement dans le logiciel de suivi de chantier, y joint la réponse de l'architecte et l'envoie pour validation.

14 h 30 : un sous-traitant télécharge des photos du chantier montrant l'avancement des travaux, et les parties prenantes impliquées dans la tâche sont instantanément informées de sa mise à jour.

15 h 30 : le responsable du chantier remplit le journal de bord sur sa tablette avant de rentrer chez lui.

17 h 00 : l'application génère automatiquement un résumé quotidien pour les parties prenantes : tâches accomplies, retards, notes météorologiques, FQR et photos de la progression. Tous les intervenants sont informés de l'état d'avancement du projet.

Avantages des logiciels de suivi de chantier

L'un des principaux avantages des logiciels de suivi de chantier réside dans leur capacité à améliorer la productivité. Une application de suivi de chantier comme Fieldwire peut faire gagner aux équipes de terrain jusqu'à une heure par jour et par employé. Selon le cabinet de conseil international McKinsey, les entreprises du secteur de la construction doivent impérativement accroître leur productivité, compte tenu des tensions qui pèsent sur le marché du travail, de manière à pouvoir exécuter leurs projets avec le même nombre d'employés, voire moins, par projet. Les logiciels de suivi de chantier permettent aux équipes d'en faire plus en moins de temps, et ce, à différents niveaux :

Avantages sur le court terme

• Amélioration du temps de réponse grâce à une communication en temps réel

• Gain de temps en matière de création de rapports et d'accès aux documents

• Accélération du processus de prise de décisions qui repose sur des données

• Réduction de la charge de travail administratif

• Amélioration de la responsabilisation

• Optimisation de la planification et de l'affectation des ressources

• Réduction des coûts d'impression

Avantages sur le long terme

• Réduction des reprises grâce à une meilleure communication

• Renforcement de la collaboration entre les équipes des bureaux et du terrain

• Normalisation des processus entre les projets

• Prévention des conflits entre les intervenants des projets

• Analyse des tendances et planification plus intelligente grâce aux données des projets antérieurs

• Avantage concurrentiel grâce à la maturité numérique

Les caractéristiques à rechercher dans une application de suivi de chantier

Les applications de suivi de chantier peuvent représenter un grand changement pour les équipes de terrain habituées au papier et aux appels téléphoniques. Choisir le logiciel approprié peut aider les équipes sur le terrain et dans les bureaux à comprendre rapidement la valeur de l'outil, et donc à être moins réticentes pour adopter de nouveaux processus et flux de travail. Voici les caractéristiques à rechercher lorsque vous choisissez un logiciel de suivi de chantier pour votre entreprise :

• Facilité d'utilisation : un logiciel convivial permet de raccourcir la courbe d'apprentissage, notamment si vos équipes manquent de compétences numériques. Le fait de disposer d'un accès mobile et d'un accès sur ordinateur de bureau avec des interfaces intuitives contribue à accélérer la prise en main du logiciel.

• Essai gratuit ou programme pilote : avant de le déployer à l'échelle de votre entreprise, commencez par tester le logiciel auprès d'une petite équipe ou dans le cadre d'un projet limité afin d'en démontrer la valeur.

• Fonctionnalités indispensables : assurez-vous que votre logiciel de suivi de chantier intègre les fonctionnalités de base dont vos équipes ont besoin au quotidien, comme un affichage de plans fiable, des outils de gestion des tâches efficaces et des capacités de communication en temps réel. Certains outils peuvent inclure des fonctionnalités plus spécifiques comme la gestion des FQR et des demandes de travaux modificatifs, des formulaires personnalisés et une visionneuse BIM, de façon à disposer de tous les documents de votre projet au sein d'une seule et même plateforme.

• Intégration d'applications externes : si vous utilisez d'autres logiciels pour stocker les données de vos projets, vous avez besoin d'un logiciel de suivi de chantier qui prenne en charge des intégrations afin que toutes les informations liées à vos projets de construction soient automatiquement synchronisées entre les différentes applications.

• Formation et assistance : assurez-vous que l'éditeur du logiciel propose une formation initiale et une assistance technique continue afin que vos équipes puissent obtenir l'aide dont elles ont besoin et tirer le meilleur parti de la plateforme.

Les atouts spécifiques de Fieldwire

Fieldwire est un logiciel de suivi de chantier axé sur le terrain. Les ingénieurs de Fieldwire sont tous issus du secteur de la construction et comprennent donc parfaitement ce dont les équipes sur le terrain ont besoin pour travailler de façon plus efficace, tout en répondant aux attentes des dirigeants.

• Facilité d'utilisation : prise en main rapide grâce à une plateforme intuitive

• Performance : fonctionnement transparent à n'importe quelle échelle

• Rentabilisation rapide : configuration complète en une semaine

• Priorité à la mobilité : rapidité et simplicité, parfait pour les équipes sur le terrain

• Accès hors ligne : utilisation même en cas de connectivité faible ou inexistante

À la fois robuste et personnalisable, Fieldwire est une solution puissante tant pour les petites équipes que pour les entreprises qui travaillent sur de grands projets. L'un des principaux atouts de Fieldwire repose sur son évolutivité : vous pouvez commencer à utiliser l'application dans le cadre d'un seul projet, puis l'étendre en fonction de vos besoins. Fieldwire propose quatre abonnements avec une tarification transparente. De l'abonnement gratuit Basic à l'abonnement Business Plus, Fieldwire offre aux équipes de construction la possibilité de faire évoluer leurs outils en fonction de la complexité croissante de leurs projets.

Intuitif et facile à utiliser, Fieldwire permet une adoption rapide par les différentes équipes. De ce fait, ses avantages se font rapidement ressentir, notamment en matière de gain de temps. Les utilisateurs de Fieldwire déclarent gagner jusqu'à 1 heure par jour de travail.

APPLICATION DE SUIVI DE CHANTIER

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Les logiciels de suivi de chantier : une nécessité pour vos équipes

À mesure que le secteur évolue, le retour sur investissement des technologies de la construction apparaît plus clairement. Les logiciels de suivi de chantier peuvent aider les entreprises, les maîtres d'ouvrage et les architectes à réduire les reprises, à améliorer la communication et à exécuter des projets plus rapidement tout en conservant un niveau de qualité élevé. Force est de constater aujourd'hui qu'un nombre croissant d'équipes adoptent des outils numériques pour rester compétitives, accélérer leur croissance et faire face aux défis à venir. À quoi pourrait ressembler votre prochain projet, les aléas en moins ?