Come gestire in modo efficiente le richieste di informazioni nei progetti di costruzione

Perché le richieste di informazioni sono importanti

Nel settore delle costruzioni, una richiesta di informazioni (RFI) è una richiesta formale utilizzata per risolvere problemi legati a informazioni incomplete nella documentazione di progetto. Consente alle parti interessate, solitamente appaltatori e progettisti, di ottenere chiarimenti su disegni costruttivi, specifiche, planimetrie o dettagli del contratto, evitando fraintendimenti durante la fase esecutiva.

Le richieste di informazioni possono essere di diversi tipi. Le più comuni sono legate a condizioni in cantiere diverse da quelle indicate nei progetti, a discrepanze nei requisiti e nell’ambito contrattuale e a incongruenze tra i disegni costruttivi architettonici, strutturali o relativi a impianti meccanici, elettrici e idraulici. Le richieste di informazioni non sempre si limitano al chiarire problemi. Subappaltatori e appaltatori possono usare le richieste di informazioni per suggerire modifiche per migliorare l’efficienza, ridurre i costi o accelerare i tempi, soprattutto quando tali modifiche offrono chiari vantaggi al committente lavori.

Benché le richieste di informazioni siano fondamentali per prevenire errori e costose rilavorazioni, possono anche causare ritardi nel cronoprogramma. Quando i team impegnati sul progetto hanno bisogno di chiarimenti, spesso i lavori si bloccano finché non si riceve una risposta. A quanto pare, i ritardi dovuti alla revisione di richieste di informazioni sembra possano generare ritardi fino al 10% della durata complessiva del progetto.

Per fortuna, implementare un sistema di gestione delle richieste di informazioni efficiente con un software di gestione cantieri può aiutare i team di lavoro a ridurre in modo significativo l’impatto delle RFI sui cronoprogrammi, mantenendo intatto l’andamento del progetto.

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Qual è la differenza tra richieste di informazione, sottomissioni e specifiche?

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Errori comuni nella gestione delle richieste di informazioni

Affidarsi a sistemi di monitoraggio obsoleti come moduli cartacei, fogli Excel o thread di email frammentati , sono la causa principale delle inefficienze nella gestione delle richieste di informazioni. Questi approcci spesso portano a inefficienze, come richieste di informazioni fuori posto, mancanza di controllo delle versioni e una visibilità limitata tra i team di progetto.

Le risposte tardive sono un altro problema comune che può rallentare i progressi e aumentare i costi, soprattutto quando decisioni urgenti rimangono in sospeso. Inoltre, una richiesta di informazioni scritta male o poco chiara e, di conseguenza, una risposta ugualmente ambigua, possono creare ulteriore confusione, peggiorando il rischio di errori nella costruzione e quindi di potenziali rilavorazioni. Queste difficoltà rendono evidente la necessità di flussi di lavoro più integrati, trasparenti e affidabili.

Criticità tipiche delle richieste di informazioni:

- Ritardi nelle risposte

Tempi di risposta lenti possono rallentare l’avanzamento dei lavori, soprattutto se la richiesta di informazioni riguarda attività fondamentali.

- Mancanza di chiare responsabilità

Se non è chiaro di chi sia la responsabilità di un determinato aspetto, si possono creare ritardi, soprattutto se nessuno monitora le richieste di informazioni aperte.

- Monitoraggio e documentazione

Senza un sistema centralizzato, le richieste di informazioni possono andare perse, trascurate o duplicate.

- Richieste di informazioni scritte male

Se vaghe, incomplete o poco chiare, le richieste di informazioni possono portare confusione o un’interminabile sequenza di domande e risposte.

La maggior parte di queste situazioni irregolari, deriva dal fatto che le richieste di informazioni sono create, esaminate e risolte da più persone. Questo crea un rischio di errore umano che rallenta ulteriormente la consegna del progetto. Un software di gestione cantieri, invece, aiuta a ridurre al minimo questi rischi standardizzando il processo di richiesta di informazioni e riducendo i passaggi manuali, alleviando in definitiva molte delle sfide nella gestione delle RFI.

Passaggi chiave nel ciclo vitale di una richiesta di informazioni

Le richieste di informazioni seguono un percorso strutturato che inizia con la creazione e l’invio, seguite da revisione e risposta. Sono solitamente sollevate da subappaltatori o general contractor. L’architetto o il progettista è tenuto a rispondere, mentre il project manager di solito supervisiona il processo, stabilisce le priorità delle richieste e ne monitora l’avanzamento. Gli altri soggetti interessati, come il committente lavori o i consulenti specializzati, possono essere coinvolti quando una richiesta ha impatto su costi, sui tempi o su specifiche aree di competenza.

Ecco il percorso di una richiesta di informazioni nel dettaglio:

1. Individuazione del problema: un appaltatore, subappaltatore o altro membro del team di progetto riscontra informazioni mancanti, ambigue o contraddittorie nella documentazione del progetto.

2. Bozza di richiesta di informazioni: la parte responsabile prepara una richiesta di informazioni, includendo:

• Una descrizione dettagliata del problema

• Riferimenti a documenti o posizioni coinvolte

• Soluzioni suggerite (se applicabile)

3. Invio della richiesta di informazioni: la richiesta di informazioni viene inviata alle parti interessate via email, foglio di calcolo o un software di gestione progetti come Fieldwire.

4. Revisione e assegnazione: il destinatario esamina la richiesta di informazioni e la assegna a chi di competenza per il progetto (architetto, ingegnere, ecc.).

5. Risposta alla richiesta di informazioni: l’assegnatario fornisce una risposta scritta che può includere modifiche al progetto o una revisione della documentazione.

6. Esame della risposta: il mittente riceve la risposta e sceglie se approvarla o rifiutarla. Se rifiuta, il mittente fornisce la motivazione e la richiesta di informazioni viene riesaminata. Se approvata, la richiesta di informazioni viene distribuita.

7. Distribuzione e documentazione: la risposta alla richiesta di informazioni viene distribuita a tutte le parti interessate. Viene inoltre inserita nei registri del progetto per assicurare tracciabilità a sostegno di eventuali futuri reclami o controversie.

8. Chiusura della richiesta di informazioni e attuazione della risposta: la richiesta di informazioni viene chiusa perché è stata fornita una risposta soddisfacente. Ora il team di costruzione può usare la risposta per procedere nel proprio compito, incorporando le eventuali modifiche nei lavori da eseguire.

Con così tanti passaggi e soggetti coinvolti, il processo di richiesta di informazioni può risultare complesso e richiedere molto tempo. Il tempo medio di risposta a una richiesta di informazioni è 9,7 giorni, il che comporta significativamente ritardi nei progetti di costruzione. Semplificare la gestione delle richieste di informazioni con i software di costruzione è fondamentale per ridurre al minimo i ritardi, prevenire gli errori e mantenere i team allineati.

Come semplificare i flussi di lavoro di una richiesta di informazioni

Usare un software di gestione progetti è il primo passo per semplificare i flussi di lavoro delle richieste di informazioni. Ciò consente ai team di favorire prassi coerenti, aumentare la responsabilizzazione e facilitare la documentazione. Ecco alcune azioni che è possibile intraprendere per rendere più efficiente la gestione delle richieste di informazioni.

Standardizzare i processi con modelli predefiniti e strumenti interconnessi: avere strutture predefinite per i moduli e strumenti integrati che consentono di allegare e fare facilmente riferimento alle informazioni aiuta a preparare più rapidamente le richieste di informazioni e garantisce l’inclusione di tutti i dettagli necessari.

Definire con chiarezza chi è responsabile per l’esame e l’approvazione delle richieste di informazioni: assegnare in modo chiaro la responsabilità delle richieste di informazioni stabilendo gli assegnatari per ciascuna richiesta e tenendoli aggiornati con tag e notifiche.

Centralizzare il monitoraggio in un’unica dashboard: avere una singola piattaforma dalla quale tenere d’occhio lo status di ogni richiesta di informazioni offre una panoramica completa dei progressi, rendendo più semplice individuare i ritardi.

Automatizzare gli aggiornamenti di status e i promemoria: con un’app di gestione dei cantieri come Fieldwire, ogni soggetto interessato riceve una notifica quando viene taggato in una richiesta di informazioni, riducendo il tempo impiegato per i follow-up ed eliminando l’errore umano.

Buone prassi di gestione delle richieste di informazioni

Stabilire buone prassi valide tra i vari team può aiutare a semplificare il processo di richiesta di informazioni e ridurre i ritardi. Ecco alcune azioni che project manager, subappaltatori e general contractor possono intraprendere per gestire meglio le richieste di informazione:

• Stabilire adeguati accordi sul livello del servizio (SLA) (es.: risposte entro 48 ore)

• Formare i team in cantiere sugli standard di invio

• Fornire foto o disegni per dare maggiore contesto

• Inserire le richieste di informazioni negli strumenti di visualizzazione delle planimetrie

• Tenere revisioni settimanali delle richieste di informazione

Perché il software per le richieste di informazioni fa la differenza

Quando i team sul campo fanno affidamento su moduli cartacei, email e fogli di calcolo per gestire le richieste di informazione, il rischio di errori e perdita di documenti cresce. Monitorare le richieste di informazioni in questo modo rende difficile mantenere registri aggiornati e rispettare le scadenze, portando a tempi di risposta più lunghi e potenziali battute d’arresto nel progetto.

Strumenti basati su software come Fieldwire semplificano il processo di richiesta di informazioni fornendo una piattaforma centralizzata dove le richieste vengono create, monitorate e gestite in tempo reale. Grazie alle notifiche automatiche, all’accesso da dispositivi mobili e agli strumenti di collaborazione integrati, Fieldwire velocizza la comunicazione tra i team in cantiere e quelli in ufficio. Ciò si traduce in risposte più rapide, una maggiore responsabilizzazione, meno errori e un tracciamento agevole della documentazione.

Ecco come Fieldwire può aiutare i team di costruzione a migliorare la gestione delle richieste di informazioni:

Promemoria automatici

Notifiche via email per mantenere aggiornati i soggetti interessati e far andare avanti il processo.

Gestione e visibilità facilitate

Crea e invia le tue richieste di informazioni tramite una piattaforma centralizzata con un registro delle attività che tiene traccia delle modifiche con data e ora per la massima trasparenza.

Documentazione lineare

Fieldwire raccoglie gli aggiornamenti da tutte le parti interessate, eliminando la necessità di aggiornare manualmente i registri, consolidare le informazioni e archiviare le email... e quindi facendoti risparmiare tempo a fine giornata.

Richieste di informazioni integrate

Collega le richieste di informazioni alle planimetrie e alle attività per richieste chiare, sottomissioni facili e follow-up lineari da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento.

Opzioni di risposta flessibili

Gli utenti possono rispondere alla richiesta di informazioni direttamente dalle notifiche via email, rendendo possibile la collaborazione con chi preferisce non adottare nuovi software per progetti temporanei o a breve termine.

Ottimizzare la gestione delle richieste di informazioni

Le richieste di informazioni vengono spesso utilizzate durante i progetti di costruzione per evitare errori e garantire che il lavoro venga eseguito come specificato. Sono uno strumento di collaborazione fondamentale tra appaltatori e architetti (insieme agli altri soggetti interessati al progetto), per garantire la chiarezza delle informazioni, ma i processi di richiesta di informazioni complessi possono spesso causare ritardi se non gestiti a dovere.

Adottando prassi efficaci di gestione delle richieste di informazioni supportate da un software per la gestione dei costruzioni, i team possono ridurre al minimo questi ritardi e fare sì che i progetti proseguano senza intoppi fino al completamento naturale. Fieldwire aiuta i team di costruzione a creare e gestire le richieste di informazioni in modo lineare, risparmiando tempo e fatica.

Il tuo piano di ottimizzazione delle richieste di informazioni in sette passaggi

1. Standardizza i modelli di richiesta di informazioni usando Fieldwire

2. Imposta scadenze chiare

3. Assegna priorità e categorie alle richieste di informazioni

4. Collega le richieste di informazioni a planimetrie e attività per la massima chiarezza

5. Mantieni aggiornate le parti interessate consentendo notifiche automatiche con Fieldwire

6. Assegna la responsabilità di ogni passaggio per migliorare l’affidabilità

7. Usa Fieldwire per stabilire flussi di lavoro chiari e migliorare la trasparenza

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