Jak ve stavebních projektech efektivně spravovat žádosti o informace

Proč jsou žádosti o informace ve stavebních projektech důležité

Žádost o informace se ve stavebních projektech vytváří, když je v projektové dokumentaci nějaká informace nejasná, nebo zcela chybí. To umožní zúčastněným stranám, obvykle dodavatelům a projektantům, vyžádat si dovysvětlení k výkresům, specifikacím, plánům či smlouvám, a vyhnout se tak nedorozuměním během realizace.

Existují různé druhy žádostí o informace. Ty nejčastější se týkají rozdílů mezi skutečným stavem a výkresy, odlišností v požadavcích a rozsahu smlouvy, či nesrovnalostí mezi projektovým návrhem a statistickým výkresem či výkresem pro potřeby TZB. Žádosti o informace se však nemusí vždy omezovat jen na objasnění otázek. Dodavatelé či subdodavatelé mohou využít žádosti o informace pro návrh úprav za účelem zvýšení efektivity, snížení nákladů či zrychlení postupu prací, obzvláště pokud dané úpravy přináší výhody investorovi.

Přestože jsou žádosti o informace zásadní pro předcházení vzniku chyb a nákladných předělávek, mohou také znamenat zdržení v realizaci projektu. Potřeba doplnění informací často znamená pozastavení projektu do doby, než budou poskytnuty. Ve skutečnosti zdržení spojená s vyřízením žádostí o informace mohou potenciálně způsobit prodloužení délky realizace projektu až o 10 %.

Naštěstí zavedení efektivního řešení žádostí o informace pomocí softwaru může pomoci výrazně snížit dopad žádostí o informace na harmonogram projektu, a zachovat tak dynamiku postupu prací.

BLOG

Jaký je rozdíl mezi žádostmi o informace, technickými schváleními a specifikacemi?

Přečíst si článek →

Častá úskalí řešení žádostí o informace

Hlavním důvodem neefektivnosti řešení žádostí o informace je přílišná míra využívání zastaralých metod, jako jsou papírové formuláře, excelové tabulky či kusé e-mailové konverzace. To pak často vede k nedostatkům v efektivitě, jako např. ztrátě žádosti o informace, absenci kontroly verzí či omezenému přehledu o tom, co kdo dělá.

Dalším častým problémem jsou opožděné odpovědi, které mohou způsobit zdržení prací a zvýšení nákladů, obzvláště pokud na sebe nechávají čekat řešení urgentních záležitostí. Také nekvalitně sepsané či nejednoznačné žádosti o informace či podobně nejasné odpovědi na ně mohou způsobit další zmatky, zvýšit riziko chyb při realizaci stavby a potenciální potřebu předělávek. Tato úskalí zdůrazňují potřebu integrovanějších, transparentnějších a zodpovědnějších postupů při řešení žádostí o informace.

Obvyklá bolavá místa žádostí o informace jsou:

- Prodlevy v odpovědích

Pomalá řešení mohou pozdržet postup prací, především pokud se žádosti týkají zásadních kroků.

- Nedostatek odpovědnosti

Nejasná odpovědnost může zapříčinit zdržení, obzvláště pokud nikdo nehlídá nevyřízené žádosti.

- Sledování a dokumentace

Bez centralizovaného systému může dojít ke ztrátě, přehlédnutí nebo zdvojení žádostí.

- Nekvalitně sepsané žádosti o informace

Vágní, nekompletní nebo nejasné dotazy vedou ke zmatkům a zdlouhavé komunikaci.

Většina těchto úskalí pramení z faktu, že žádosti o informace vytváří, reviduje a zodpovídá vícero osob. To vytváří prostor pro lidskou chybu, která oddálí dokončení projektu. Software pro řízení staveb pomáhá minimalizovat tato rizika tím, že standardizuje řešení žádostí o informace, snižuje manuální kroky, a tím ve výsledku předchází vzniku řady problémů, které při řešení žádostí o informace vznikají.

Základní body v životním cyklu žádostí o informace

Žádosti o informace postupují strukturovanou cestou, která začíná jejich vytvořením a podáním, a následně jejich revizí a zodpovězením. Obvykle je vytvoří subdodavatel nebo generální dodavatel. Architekt nebo projektant na ně musí odpovědět, zatímco projektový manažer celý proces hlídá, prioritizuje jednotlivé žádosti a sleduje postup jejich řešení. Další zúčastnění, jako např. investor nebo odborní poradci, mohou vstoupit do hry, pokud má požadavek dopad na náklady, harmonogram nebo konkrétní oblast odbornosti.

Níže naleznete podrobný životní cyklus žádosti o informace:

1. Zjištění nedostatku: Dodavatel, subdodavatel nebo jiný člen projektového týmu narazí v projektové dokumentaci na chybějící, nejasnou či protiřečící si informaci.

2. Koncept žádosti o informace: Zodpovědná strana přichystá žádost o informaci, a to včetně:

• Podrobného popisu nedostatku

• Odkazů na související dokumentaci či umístění

• Navrženého řešení (pokud je zapotřebí)

3. Podání žádosti: Žádost je komunikována zúčastněným stranám e-mailem, tabulkami či softwarem pro řízení stavebních projektů, jako je Fieldwire.

4. Revize a přidělení: Příjemce žádost projde a přidělí ji relevantnímu projektovému odborníkovi (architektovi, inženýrovi apod.).

5. Odpověď na žádost o informaci: odpovědná osoba písemně odpoví, včetně případných projektových změn či revidovaných dokumentů.

6. Revize odpovědi: Odesílatel žádosti obdrží odpověď a rozhodne se, zda odpověď přijme, či ne. V případě, že odpověď zamítne, zamítnutí zdůvodní a žádost projde revizí. V případě přijetí je žádost rozeslána.

7. Rozeslání a dokumentace: Odpověď na žádost o informace je rozeslána všem zúčastněným stranám projektu. Je také zanesena do projektových záznamů pro zachování dohledatelnosti a podporu při řešení jakýchkoli budoucích sporů či stížností.

8. Uzavření žádosti a implementace odpovědi Žádost je uzavřena, protože byla uspokojivě zodpovězena. Stavaři nyní odpověď použijí při dokončení svého úkolu a na stavbě aplikují všechny změny.

Při tolika fázích a účastnících může být řešení žádosti o informace složité a zdlouhavé. Průměrná doba odpovědi na žádost o informace je 9,7 dne, čímž žádosti o informace významně přispívají ke zdržení při realizaci stavebních projektů. Zefektivnění řešení žádostí o informace pomocí softwaru pro řízení stavebních projektů je zásadní pro minimalizaci prodlev, předcházení vzniku chyb a koordinaci zúčastněných týmů.

Jak zefektivnit postupy řešení žádostí o informace

Využití softwaru pro řízení stavebních projektů je prvním krokem ke zefektivnění řešení žádostí o informace. Umožňuje totiž konzistentnost, vyšší míru zodpovědnosti a usnadňuje vedení dokumentace. Toto jsou některé kroky, které můžete podniknout pro zvýšení efektivity řešení žádostí o informace.

Standardizujte postupy pomocí předem vytvořených šablon a vzájemně propojených nástrojů: Předem definované formuláře a integrované nástroje umožňující snadné přikládání příloh a odkazování na informace usnadňují vytvořit koncept žádosti o informace rychleji a nezapomenout přitom uvést veškeré potřebné podrobnosti.

Jasně určete, kdo je zodpovědný za kontrolu a schválení žádosti: Jasně určete odpovědnost tím, že u každé žádosti stanovíte odpovědnou osobu, která bude informována pomocí štítků a oznámení.

Centralizujte sledování žádosti do jediného ovládacího panelu: Mít jednu platformu, kde můžete kontrolovat stav každé žádosti, vám poskytne přehled o tom, jak se žádost vyvíjí, a usnadní vám zaznamenat prodlevy.

Automatizujte aktualizace stavů a upomínky: Díky aplikaci pro řízení stavebních projektů jako Fieldwire dostanou všichni zúčastnění oznámení v případě, že budou v žádosti označeni. Tím se zkrátí čas strávený upomínáním a sníží se prostor pro lidskou chybu.

Osvědčené postupy při řešení žádostí o informace

Zavedení osvědčených postupů napříč týmy může pomoci zefektivnit proces řešení žádosti o informace, a snížit tak prodlevy. Toto jsou některé kroky, které mohou projektoví manažeři, subdodavatelé a generální dodavatelé podniknout pro zpružnění řešení žádostí o informace:

• Domluvit si interní lhůtu pro dodání odpovědi (např. do. 48 hodin)

• Proškolit pracovníky na stavbě o standardech podávání dokumentů

• Přidat fotografie nebo výkresy pro doplnění kontextu

• Začlenit žádosti o informace do nástrojů pro zobrazování plánů

• Týdně žádosti kontrolovat

Proč používání softwaru pro řešení žádostí o informace znamená změnu

Když při řešení žádosti o informace v rámci stavebního projektu spoléháte na papírové formuláře, e-maily nebo tabulky, je riziko vzniku chyb a ztráty dokumentů vyšší. Při takovém sledování žádostí o informace je těžké udržet přesnou dokumentaci a splnit termíny. To vede k delší prodlevě mezi odpovědmi a potenciálnímu zdržení projektu.

Softwarová řešení jako Fieldwire celý proces řešení žádostí o informace zefektivňují díky tomu, že poskytují centralizovanou platformu pro vytváření, sledování a řešení žádostí v reálném čase. Díky automatizovaným upozorněním, mobilnímu přístupu a zabudovaným funkcím pro spolupráci Fieldwire zrychluje komunikaci mezi stavbou a kanceláří. To vede k rychlejším odpovědím, jasně stanovené odpovědnosti, menšímu množství chyb a snadno dostupné dokumentační historii.

Takto může Fieldwire zlepšit řešení žádostí o informace při realizaci stavebních projektů:

Automatizované upomínky

Díky oznámením e-mailem mají ti správní lidé potřebné informace a vše postupuje kupředu.

Snadné sledování a přehlednost

Vytvářejte a podávejte své žádosti o informace na jednom místě, které obsahuje záznam aktivity pro sledování změn, včetně razítek s označením času a data pro naprostou transparentnost.

Bezvadná dokumentace

Fieldwire zaznamenává aktualizace od všech zúčastněných stran, aniž by byla potřeba něco zaznamenávat ručně, usnadňuje konsolidaci informací i uchovávání e-mailů. A tím vám ve výsledku šetří čas.

Integrované žádosti o informace

Přidávejte odkazy na žádosti o informace do plánů a úkolů, aby požadavky byly jasné, odesílání dokumentů snadné a reakce na ně kdykoli z jakéhokoli zařízení bezproblémová.

Flexibilní možnosti odpovědí

Uživatelé mohou na žádost o informace reagovat přímo odpovědí na oznámení e-mailem, což umožňuje tento systém používat i se spolupracovníky, kteří se raději vyhýbají novým softwarům v rámci krátkých nebo dočasných projektů.

Optimalizujte řešení žádostí o informace

Žádosti o informace se často používají ve stavebních projektech za účelem předcházení vzniku chyb a zajištění provedení prací dle specifikací. Jsou zásadním komunikačním nástrojem mezi dodavateli a architekty, kromě jiných účastníků projektu, pro zajištění jasnosti informací. Složité procesy řešení žádostí o informace však při nesprávném řízení mohou často vést k prodlevám.

Zavedením efektivních postupů řešení za podpory softwaru pro řízení stavebních projektů můžete však tyto prodlevy minimalizovat a zajistit hladký postup realizace projektů až do zdárného konce. Fieldwire stavebním týmům pomáhá snadno vytvářet a spravovat žádosti o informace, čímž šetří jejich čas i nervy.

Váš plán optimalizace správy žádostí o informace v 7 krocích

1. Standardizujte šablony žádostí o informace pomocí Fieldwire

2. Stanovte jasné termíny

3. Prioritizujte a kategorizujte žádosti

4. Přidejte odkazy na žádosti do plánů a úkolů pro větší jasnost

5. Udržujte účastníky projektu v obraze pomocí automatizovaných oznámení od Fieldwire

6. Označte původce jednotlivých aktivit v každé fázi pro zvýšení odpovědnosti

7. Používejte Fieldwire pro zavedení jasných pracovních postupů a lepší transparentnost

APLIKACE PRO ŘÍZENÍ STAVBY

Podívejte se, jak může Fieldwire zvýšit produktivitu vašeho týmu

Požádejte o ukázku →