¿Qué es el software de gestión de proyectos de construcción y cómo puede mejorar la eficiencia en la obra?
Pranathi Gompa • 
En un entorno de trabajo tan ajetreado como el de la construcción, puede haber una rápida acumulación de documentos: planos, permisos, RFIs, órdenes de cambio, informes de seguridad y checklists de inspección, por nombrar unos pocos. Cuando esta información se encuentra dispersa en correos electrónicos o carpetas físicas, es fácil que se acabe perdiendo algo crucial o que no llegue a tiempo al equipo adecuado.
Por ejemplo, imaginemos a un subcontratista que está hormigonando basándose en una versión obsoleta de los planos estructurales, porque nunca llegó a recibir los planos revisados. Solo este problema de comunicación podría dar lugar a un error estructural que requiera retirar el hormigón con un martillo hidráulico y volver a verterlo, lo que supone un coste de decenas de miles de dólares y varios días de retraso.
Incluso algo tan rutinario como el planning de equipos es capaz de generar cuellos de botella. Si hay dos gestores de proyecto asignando al mismo equipo de instaladores de paneles de yeso para trabajar en obras distintas al mismo tiempo y no se dan cuenta, solo habrá personal para uno de estos dos trabajos; el otro se quedará parado.
Para evitar estos conflictos evitables, cada vez más equipos de construcción recurren a formas más inteligentes y conectadas de gestionar los proyectos. Los problemas de comunicación siguen siendo uno de los mayores obstáculos de la industria: el 59 % de los propietarios de obras de construcción experimentan frecuentes interrupciones con los miembros del equipo del proyecto, lo que puede generar retrasos costosos, repeticiones del trabajo y disputas.
Esta creciente presión ha hecho que las herramientas digitales no solo resulten útiles, sino que además son esenciales. El software de gestión de proyectos de construcción centraliza toda la información del proyecto, lo que ofrece a los equipos de la obra y de la oficina acceso en tiempo real a los últimos documentos, tareas y planos actualizados para que todos puedan mantenerse en sintonía.
¿Qué es el software de gestión de proyectos de construcción?
El software de gestión de proyectos de construcción (CMS) tiene como finalidad proporcionar a los equipos una plataforma centralizada donde poder acceder fácilmente a toda la información del proyecto y compartirla en tiempo real. Imagina tener una aplicación en tu móvil que reúna todas las herramientas que necesitas para coordinar tu trabajo: una aplicación de mensajería, un calendario con todas las tareas de los equipos, un visor de planos técnicos y BIM, almacenamiento en la nube para tus documentos y mucho más. ¡Obtener la información que necesitas mientras trabajas en la obra sería cuestión de unos pocos clics!
Para los equipos de oficina, compartir novedades en tiempo real con los de la obra es más fácil si cuentan con un software de gestión de proyectos de construcción. En lugar de tener que rellenar varias hojas de cálculo, enviar correos electrónicos a múltiples partes interesadas y esperar horas (o días) para obtener una respuesta, simplemente pueden actualizar los documentos en el CMS y ponerlos a disposición de todos en segundos.
Más que una simple herramienta general de gestión de proyectos, los buenos CMS están diseñados teniendo en cuenta a los equipos de la obra: así, les permiten vincular tareas y RFIs a planos, utilizar BIM en la obra y crear informes en dispositivos móviles rápidamente. Además, al disponer de acceso sin conexión, los equipos pueden ver la información del proyecto incluso si se encuentran trabajando en túneles, estructuras pesadas de acero o bajo tierra, así como otras áreas con mala conectividad o interferencias en la señal.
Dado que el uso de documentos en papel es una de las principales razones de los bajos índices de productividad de la industria de la construcción, digitalizar los procesos con un software de gestión de proyectos de construcción es clave para mejorar la eficiencia y garantizar el crecimiento a largo plazo. Esto está detrás del aumento constante en el uso de herramientas digitales al que hemos asistido en los últimos años. Las empresas de construcción demuestran confiar cada vez más en las ventajas del software de gestión de proyectos de construcción para mejorar la productividad.
¿Quién utiliza software de construcción (y por qué)?
En un mismo proyecto pueden trabajar muchísimos equipos juntos, y una herramienta digital debería poder satisfacer las necesidades de cada uno de estos profesionales. Un software de gestión de proyectos de construcción de alto nivel debe estar diseñado para la obra, pero también permitir que los gestores de proyecto se coordinen de manera eficiente desde las oficinas o desde la caseta de obra. Estas son las ventajas que ofrece un CMS a cada uno de los miembros del equipo.
Subcontratistas
El subcontratista está especializado en un gremio específico de la construcción, como pueden ser la electricidad o la fontanería. Son trabajadores que contrata el contratista general para trabajar en el proyecto.
| Retos diarios | Soluciones de software de construcción |
|---|---|
| Coordinar el trabajo y los requisitos | Todo el trabajo en un lugar centralizado |
| Comunicar los problemas de forma externa | Procesos y seguridad a través de formularios basados en plantillas |
| Mostrar los avances en el trabajo | Comunicación a través de equipos de escritorio y dispositivos móviles |
| Gestionar equipos coherentes y eficientes | Muestra del trabajo realizado con fotos |
Contratistas generales
El contratista general es el contratista principal en la construcción de un edificio. Su principal responsabilidad es la supervisión del proyecto, pues gestiona a los subcontratistas, se encarga del planning y controla el presupuesto.
| Retos diarios | Soluciones de software de construcción |
|---|---|
| Que el proyecto vaya según lo planeado | Todo el trabajo en un lugar centralizado |
| Comunicarse con distintas partes | Mantener una fuente única de información para planos y documentos |
| Mostrar el avance del trabajo | Gestionar a los subcontratistas y asegurarse de que estén al día con todo |
| Gestionar equipos coherentes y eficientes | Proceso escalable y mayor seguridad en la obra |
Inspectores
El inspector supervisa todo el trabajo que se realiza en la obra para que se cumplan las normas de seguridad y calidad. También se asegura de que se sigan y gestionen correctamente los planos y especificaciones de construcción.
| Retos diarios | Soluciones de software de construcción |
|---|---|
| Gestionar su propio equipo durante las inspecciones | Cumplimiento y seguridad a través de formularios basados en plantillas |
| Compartir los resultados de la inspección con distintas partes | Enviar fotos y notas con los próximos pasos que se habrán de seguir |
| Garantizar el cumplimiento y la seguridad | Fácil acceso a todas las partes en la obra |
| Comunicar los problemas de forma externa |
Propietarios
El propietario define el alcance del proyecto, crea el presupuesto y lo financia. También supervisa al contratista general contratado para administrar el proyecto.
| Retos diarios | Soluciones de software de construcción |
|---|---|
| Visibilidad y control del proyecto | Visibilidad del proyecto en materia de avances e incidencias |
| Comunicarse con distintas partes | Crear procesos y no desviarse del presupuesto |
| Garantizar el cumplimiento | Fácil acceso a todas las partes en la obra |
| Mantener el presupuesto bajo control |
Arquitectos
El propietario contrata al arquitecto para que se encargue de todas las fases del trabajo arquitectónico: desde nuevos diseños de edificios hasta ampliaciones, modificaciones, restauraciones y conservaciones, desde las primeras etapas hasta su finalización.
| Retos diarios | Soluciones de software de construcción |
|---|---|
| Comunicarse con distintas partes | Compartir los nuevos planos con todos los usuarios automáticamente |
| Compartir y comunicar planos actualizados | Proceso escalable para visitas in situ |
| Garantizar la calidad y los requisitos | Comunicación con contexto directamente en los planos |
| Facilitar información y coordinación sobre planos |
Principales funciones del software de gestión de proyectos de construcción
Planning y gestión de tareas
Estas herramientas permiten a los equipos de construcción optimizar los flujos de trabajo, mejorar el proceso de asunción de responsabilidades e identificar posibles retrasos antes de que lleguen a afectar al cronograma.
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Asignación de tareas con plazos
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Diagramas de Gantt y vistas de calendario
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Notificaciones y seguimiento de los avances
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Integración con calendarios de aplicaciones externas
Gestión documental
Con una plataforma centralizada para planos, modelos 3D, especificaciones, RFIs, entregas e informes, podrás acceder a toda la información del proyecto en unos segundos, estés donde estés.
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Visualización de planos y control de versiones
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Planos as-built
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Visor de modelos 3D
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Almacenamiento de fotos, vídeos y archivos
Herramientas de comunicación y colaboración
En lugar de revisar correos electrónicos o tener que abrir alguna otra aplicación de mensajería, las herramientas de comunicación incluidas en el software de gestión de proyectos de construcción permiten aportar contexto con fotos, documentos y planos.
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Mensajería en la aplicación
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Notificaciones en tiempo real
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Planificar distintos tipos de anotaciones
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Registros diarios e informes de obra
Inspecciones y listados de defectos
Estas funciones ayudan a estandarizar los procesos, lo que a su vez permitirá realizar comprobaciones más eficientes y llegar antes al cierre.
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Checklists y plantillas subidas previamente
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Formularios personalizables
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Checklists de controles de calidad
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Informes de inspección y listado de defectos, incluyendo fotos y vídeos
Presupuestos
Administrar el presupuesto y las órdenes de cambio del proyecto en la misma plataforma facilita la detección de posibles sobrecostes.
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Seguimiento del presupuesto (previsto frente a real)
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Flujos de trabajo de seguimiento y aprobación de órdenes de cambio
Gestión de proyecto
El software de construcción permite reunir todos los documentos del proyecto en un solo lugar, lo que ayuda a ahorrar tiempo y mejora el proceso de asunción de responsabilidades.
Un día en la obra utilizando un software de gestión de proyectos de construcción
6:00 h: El jefe de obra utiliza la aplicación de gestión de proyectos de construcción en su tableta para comprobar si ha habido novedades desde el día anterior y consultar el cronograma del día.
6:30 h: Durante la reunión informativa diaria, todo el mundo ve sus tareas del día en la aplicación.
9:00 h: Un ingeniero de campo detecta una discrepancia entre el plano y una pared. Utiliza la aplicación móvil para enviar automáticamente una RFI con una foto y una breve descripción al arquitecto del proyecto.
11:00 h: Un arquitecto actualiza uno de los planos. Sube el nuevo plano al software de gestión de proyectos de construcción, que resulta accesible para todo el personal que trabaja en la obra de manera instantánea.
13:00 h: En la oficina, el gestor de proyecto ve la RFI del ingeniero de campo en su aplicación de escritorio. Prepara una orden de cambio directamente en el software de gestión de proyectos de construcción, adjunta la respuesta del arquitecto y la envía para su aprobación.
14:30 h: Un subcontratista sube fotos de la obra para mostrar su avance y las partes interesadas correspondientes a esa tarea reciben una notificación instantánea de esta actualización.
15:30 h: El jefe de obra rellena el registro diario en su tableta antes de irse a casa.
17:00 h: La aplicación genera un resumen diario para las partes interesadas de forma automática: tareas completadas, retrasos, notas meteorológicas, RFIs y fotos del avance de la obra. Todos se mantienen al tanto del avance del proyecto.
Ventajas del software de construcción
Una de las principales ventajas del software de construcción es su capacidad de mejorar la productividad. Una aplicación de gestión en obra como Fieldwire puede ahorrar a los equipos de construcción hasta una hora por trabajador al día. Según McKinsey, en un momento en que la industria de la construcción se enfrenta a problemas de falta de personal, es fundamental mejorar la productividad para que las empresas puedan ejecutar proyectos con el mismo personal por proyecto o incluso con menos trabajadores. El software de gestión de proyectos de construcción ayuda a los equipos a hacer más cosas en menos tiempo, y lo hace de diferentes formas:
Ventajas a corto plazo
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Un mejor tiempo de respuesta con comunicación en tiempo real
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Ahorro de tiempo al generar informes y acceder a documentos
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Decisiones más rápidas y basadas en datos
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Reducción de la carga administrativa
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Proceso de asunción de responsabilidades mejorado
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Planning y planificación de recursos optimizados
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Costes de impresión reducidos
Ventajas a largo plazo
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Menos repeticiones del trabajo gracias a una mejor comunicación
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Mejor colaboración entre los equipos de la oficina y de la obra
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Estandarización de procesos en todos los proyectos
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Prevención de conflictos entre las partes interesadas del proyecto
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Análisis de tendencias y planning más inteligente gracias a los conocimientos extraídos de proyectos anteriores
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Ventaja competitiva gracias a la madurez digital
Qué debe ofrecer una aplicación de gestión de proyectos de construcción
Las aplicaciones de gestión en obra pueden parecer un gran cambio para los equipos de construcción que están acostumbrados a trabajar con documentos impresos y a llamar por teléfono. Elegir el software adecuado puede ayudar a los equipos que trabajan en la obra y al personal de oficina a percibir rápidamente el valor de la herramienta y, por tanto, mostrarse más abiertos a adoptar nuevos procesos y flujos de trabajo. Esto es lo que debes tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión de proyectos de construcción para tu empresa:
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Facilidad de uso: Cuando el software es fácil de usar, ayuda a acortar la curva de aprendizaje, especialmente si los equipos carecen de experiencia digital. Disfrutar de acceso tanto desde dispositivos móviles como de escritorio con interfaces intuitivas ayuda a acelerar el proceso de familiarización.
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Prueba gratuita o programa piloto: Antes de implementarlo en toda la empresa, prueba el software primero con un equipo pequeño o un proyecto para demostrarles su valor.
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Con las funciones que hacen falta: Asegúrate de que el CMS ofrezca las funciones básicas que necesitan tus equipos en su trabajo diario, como un visor de planos fiable, herramientas de administración de tareas eficaces y capacidades de comunicación en tiempo real. Algunas herramientas pueden incluir funciones más específicas, como gestión de RFIs y órdenes de cambio, formularios personalizados y visor BIM, para que puedas tener todos los documentos del proyecto en la misma plataforma.
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Integración con aplicaciones externas: Si utilizas otros softwares para almacenar datos del proyecto, necesitas un CMS que admita integraciones para poder sincronizar toda la información del proyecto de construcción automáticamente entre estas aplicaciones.
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Formación y soporte: Comprueba que la empresa de software ofrezca formación inicial y soporte continuo para que tus equipos puedan obtener la ayuda que necesitan y sacar el máximo partido a la plataforma.
En qué destaca Fieldwire
Fieldwire es un software de gestión de proyectos de construcción centrado en la obra. Todos los ingenieros de soluciones de Fieldwire tienen experiencia en la industria de la construcción, por lo que entienden de primera mano lo que necesitan los equipos de la obra para trabajar de manera más eficiente y, al mismo tiempo, cumplir con las expectativas de los ejecutivos de alto nivel.
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Fácil de usar: Los usuarios pueden empezar a trabajar rápidamente gracias a su plataforma intuitiva
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Potente: Funciona perfectamente a cualquier escala
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Rapidez para la obtención de valor: Configuración completa en una semana
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Diseñado para dispositivos móviles: Rápido y ligero, perfecto para los equipos que trabajan en la obra
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Acceso sin conexión: Se puede usar incluso cuando la conexión no es buena o si no la hay
Al ser robusta y a la vez personalizable, Fieldwire es una solución potente tanto para equipos pequeños como para empresas que trabajan en grandes proyectos. Una de las mayores ventajas de Fieldwire es su escalabilidad: así, las empresas pueden comenzar a utilizar la aplicación en un proyecto y luego ampliarla según lo necesiten. Fieldwire ofrece cuatro planes con precios transparentes, desde el plan Básico gratuito hasta Business Plus, lo que ofrece flexibilidad a los equipos de construcción para escalar sus herramientas a medida que aumenta la complejidad de sus proyectos.
Gracias al diseño intuitivo y fácil de usar de Fieldwire, todos los equipos empiezan a usarlo rápidamente. Como resultado, sus ventajas resultan palpables desde el principio, especialmente respecto al ahorro de tiempo. Los usuarios de Fieldwire comentan que les permite ahorrar hasta una hora por día de trabajo.
Por qué el software de gestión de proyectos de construcción es esencial para tus equipos
A medida que evoluciona la industria, el retorno de la inversión en tecnología de construcción resulta más evidente. El software de gestión de proyectos de construcción puede ayudar a los contratistas, propietarios y arquitectos a repetir menos trabajos, mejorar la comunicación y entregar los proyectos más rápido manteniendo una excelente calidad. Cada vez más equipos adoptan herramientas digitales para seguir siendo competitivos, acelerar el crecimiento y afrontar los retos que van surgiendo de manera directa. ¿Te imaginas cómo sería tu próximo proyecto si hubiera menos caos?
