Logiciels pour les entreprises de génie climatique qui gèrent les projets de construction
Alors que votre équipe est en train de poser des gaines au septième étage d'un immeuble commercial, votre logiciel dédié pour votre entreprise de génie climatique ne parvient pas à communiquer à tous vos collaborateurs les plans les plus récents.
Votre contremaître consulte les plans de mécanique sur son téléphone, mais ceux-ci correspondent à deux révisions antérieures. Un technicien lui demande la version actualisée avec la nouvelle position des diffuseurs d'air, mais ce document a été envoyé par e-mail à un autre interlocuteur. Le temps que quelqu'un s'aperçoive du problème, vos hommes ont déjà suspendu 60 mètres de gaines dans le mauvais couloir. Vous vous retrouvez alors avec une journée entière de reprise, un planning complètement chamboulé et une conversation avec le responsable de l'entreprise générale qu'aucun sous-traitant n'a envie d'avoir.
Comment éviter tout ce gâchis ? Grâce à un logiciel d'entreprise de génie climatique conçu pour répondre aux besoins de vos projets de construction.
Nous vous invitons à lire la suite de cet article pour en savoir plus sur ce dont les entreprises de génie climatique ont réellement besoin sur le terrain :
- Exécuter des projets de construction en utilisant un logiciel dédié à des travaux de maintenance engendre des plans obsolètes sur le terrain, une mauvaise coordination entre les corps de métier et des reprises coûteuses qui pèsent sur vos plannings et vos marges.
- Les entreprises de génie climatique intervenant sur les chantiers ont besoin d'un accès mobile aux plans avec une possibilité d'accès hors ligne, d'un suivi des tâches qui tient compte de leur emplacement, d'outils de coordination des corps de métier et de listes de réserves structurées et de flux de travail de clôture.
- Un logiciel adapté associe les photos, les annotations, les tâches, les FQR et les listes de contrôle directement aux plans pour que rien ne se perde entre le terrain et les bureaux.
- Changer de logiciel en cours de route peut se faire sans perturber les projets en cours. Lancez vos nouveaux chantiers sur un nouveau système, conservez vos projets quasi achevés là où ils sont, et faites appel à des experts du terrain pour favoriser son adoption, équipe par équipe.
Les raisons pour lesquelles les logiciels de maintenance ne fonctionnent pas pour les projets de construction
Le marché des logiciels de CVC est essentiellement bâti pour les travaux de maintenance : envoi de techniciens, gestion de comptes clients et clôture de tickets. Étant donné qu'il s'agit d'un marché à fort volume, la plupart des fournisseurs ont optimisé leur offre en ce sens. Si vous recherchez aujourd'hui un "logiciel pour entreprise de génie climatique", vous constaterez que les applications conçues sur ce modèle occupent une place centrale dans les résultats.
Cette situation crée un véritable manque pour les entreprises de génie climatique qui travaillent dans le secteur de la construction commerciale. Votre travail ne consiste pas à répondre aux appels de vos clients et à faire partir vos camions le jour même. Il consiste à coordonner les passages de gaines sur plusieurs étages, à gérer des modifications de plans et à ordonnancer des installations avec d'autres corps de métier dans un même espace sous plafond.
Les plateformes de maintenance sont structurées en fonction des clients, et non des sites des projets
Quand des plateformes de maintenance de CVC ajoutent des fonctions de "gestion de projet", elles greffent de nouvelles fonctionnalités sur une structure de données qui s'articule toujours autour de comptes clients et de l'historique des interventions.
Le modèle de flux de travail sous-jacent reste réactif : un équipement tombe en panne, un client appelle, un technicien est envoyé. Le logiciel optimise le volume d'appels quotidiens, la réduction des temps de trajet et le taux d'utilisation des techniciens. Mais il s'agit là d'un modèle d'exploitation complètement différent de la gestion d'un chantier commercial d'une durée de six mois, avec des travaux de second œuvre échelonnés, une coordination entre plusieurs corps de métier et une documentation de clôture progressive.
Les projets de construction impliquent des tâches, des plans et une documentation liés aux emplacements dans les bâtiments et aux phases du projet, et non pas aux dossiers des clients. Si la structure de données ne correspond pas au flux de travail, vous finissez par forcer la coordination des chantiers dans un système qui n'a pas été conçu à cet effet, et les solutions de contournement s'accumulent rapidement.
Les projets de construction exigent un flux de travail foncièrement différent
L'installation de systèmes de CVC dans des bâtiments commerciaux fonctionne selon un planning et un modèle de coordination totalement différents de ceux des travaux de maintenance. Vos installateurs travaillent suivant des horaires fixes sur un projet unique pendant plusieurs jours ou semaines. Ils se coordonnent avec les électriciens, les plombiers et les équipes de protection contre les incendies et se partagent les espaces de plafond, les gaines murales et les locaux techniques.
Dans la plupart des projets commerciaux, ce sont les travaux de mécanique qui déterminent la coordination des installations mécaniques, électriques et de plomberie (MEP). En effet, le réseau de gaines constitue le système le plus important et le moins flexible dans un plafond, en plus de limiter l'espace dont disposent les autres corps de métier. Cette réalité exige un logiciel qui prenne en charge le séquençage des installations, le suivi des conflits d'espace et une communication fondée sur des plans, et non pas des tableaux d'envoi de techniciens et des portails clients.
Sans un logiciel de coordination approprié, ces dysfonctionnements deviennent rapidement coûteux. Les équipes finissent par travailler à partir de plans obsolètes parce que leurs mises à jour n'ont pas été communiquées en temps utile. Les décisions prises lors de réunions de coordination n'atteignent jamais le terrain dans la mesure où personne ne les a consignées sous forme de tâches. Les réponses aux FQR restent dans un fil d'e-mails dont le contremaître n'est jamais en copie, et le temps que le problème soit identifié, l'installation n'est déjà plus conforme.
Chacune de ces défaillances peut entraîner des reprises, des demandes de travaux modificatifs, des surcoûts en heures supplémentaires et des retards de planning, autant de coûts qui viennent directement grever votre marge.
Ce dont les entreprises de génie climatique ont réellement besoin sur les chantiers commerciaux
Les fonctionnalités les plus importantes sur un chantier commercial sont celles qui permettent aux équipes de travailler à partir des bonnes informations, dans le bon ordre, sans avoir à courir après des informations actualisées par le biais de SMS ou d'e-mails.
1. Accès aux plans et aux schémas sur le terrain
Sur un chantier de construction, les plans mécaniques constituent le point de référence à partir duquel votre équipe travaille toute la journée, car ils traduisent l'intention de la conception concernant l'emplacement des installations. Ils représentent également l'un des principaux outils pour éviter les conflits sur le terrain, comme les conduits qui entrent en collision avec la structure, les autres systèmes qui bloquent l'accès ou les installations qui ne respectent pas les dégagements requis.
Vos contremaîtres et installateurs ont besoin de plans à jour accessibles sur leurs téléphones ou tablettes, et non de copies imprimées datant de la semaine précédente. Et ils en ont besoin pour travailler dans les sous-sols, les locaux techniques et les cages d'ascenseur où le réseau mobile est défaillant.
La gestion des versions est tout aussi importante que l'accès. Lorsque l'annexe 4 arrive en milieu de projet, l'équipe doit pouvoir voir ce qui a été modifié sans avoir à relire l'ensemble des documents. Installer un réseau de gaines conformément à des clauses techniques obsolètes nécessite de le démonter et de le réinstaller à vos frais.
2. Gestion des tâches en fonction des lieux, et non des clients
Les logiciels de maintenance organisent les tâches en fonction des comptes clients. Les travaux de construction sont organisés en fonction des lieux, des zones de construction et des plans. Votre responsable de chantier doit pouvoir assigner les tâches de second œuvre par étage et par zone, suivre l'avancement des travaux par rapport au planning principal de l'entreprise générale et identifier les zones qui sont prêtes à faire l'objet de contrôles.
En l'absence d'un système structuré de saisie et de suivi des tâches, la communication sur le terrain devient chaotique. Si un échange d'e-mails entre un chef de projet et l'entreprise générale permet de régler une question portant sur le périmètre des travaux, mais que la décision n'est jamais convertie en tâche assignable, l'équipe sur le terrain continue d'attendre des instructions qui existent déjà quelque part dans la boîte de réception de quelqu'un.
Les tâches doivent être directement associées à des emplacements sur les plans afin que les problèmes soient visibles là où les travaux sont à effectuer. Lorsqu'un contremaître signale un conflit d'emplacement de suspensions au quatrième étage, ce problème doit figurer sur le plan à l'endroit où il a été constaté, accompagné de photos, d'un niveau de priorité et d'un destinataire responsable, et non pas enfoui dans un fil de discussion dont personne ne peut suivre l'état d'avancement ni vérifier s'il a été résolu.
3. Coordination des corps de métier sur des chantiers partagés
Les entreprises de génie climatique ne travaillent pas seules sur des projets commerciaux. Vous partagez les faux plafonds, les gaines murales et les locaux techniques avec des électriciens, des plombiers, des équipes de protection incendie, et bien d'autres encore. Si chaque corps de métier prend ses décisions de manière isolée, un changement mineur, comme le déplacement d'un conduit de quelques centimètres, peut déclencher un effet domino qui oblige à modifier le tracé (et à réaliser une reprise) tant pour la plomberie que pour l'électricité.
Et si vous ne disposez pas d'une visibilité claire sur qui travaille dans quelles zones et sur ce qui change, vous vous retrouvez avec des chevauchements entre corps de métier, des conflits évitables et des retards de planning. Le logiciel utilisé par votre équipe doit permettre à plusieurs corps de métier de voir facilement les activités en cours dans un même espace, de signaler des conflits avant qu'ils ne deviennent problématiques et de tenir l'entreprise générale informée sans avoir à passer une douzaine d'appels téléphoniques.
4. Listes des réserves et documents de clôture
Les systèmes de CVC exigent de multiples contrôles tout au long de l'installation, depuis la vérification du second œuvre jusqu'aux essais finaux et à la période de GPA. Les grands bâtiments commerciaux peuvent facilement compter des milliers de points de réserve tous corps de métier confondus. Gérer ce processus sur papier ou à l'aide d'un tableur est source d'erreurs, d'omissions et de retards dans la clôture du chantier.
Le plus grand défi réside dans le fait que les installations de CVC sont souvent dissimulées à l'intérieur des plafonds, dans des gaines techniques ou regroupées dans des locaux techniques. Une simple description verbale de l'emplacement des défauts ne suffit pas. Chaque réserve à lever doit être localisée sur un plan à l'aide de photos, assignée à la partie responsable et faire l'objet d'un suivi via une étape de vérification avant d'être clôturée.
Les listes de réserves désorganisées, les demandes de travaux modificatifs émises par le maître d'ouvrage et les documents de clôture incomplets, tels que les DOE, les garanties et les dossiers de maintenance, figurent régulièrement parmi les principales causes de retards dans les projets.
Le problème tient au fait que ces tâches sont trop souvent reportées en fin de chantier alors qu'elles devraient avoir lieu pendant la construction. Des listes des réserves mises à jour en continu et une documentation progressive, alignées sur des cycles de facturation mensuels, permettent d'éviter toute précipitation en fin de projet qui bloque les contrôles d'achèvement, empêche l'obtention en temps et en heure du certificat d'occupation et retarde votre dernier paiement.
Principales fonctionnalités à prendre en compte
Lorsque vous comparez différents logiciels destinés aux entreprises de génie climatique, privilégiez les fonctionnalités qui permettent d'améliorer efficacement la productivité sur le terrain et la transmission des rapports aux entreprises générales.
1. Accès mobile et fonctionnalité hors ligne
Chaque logiciel que vous évaluez doit prendre en charge l'ensemble de vos flux de travail sur le terrain, à savoir consultation de plans, création de tâches, prise de photos et gestion de listes de contrôle, sans nécessiter de connexion, puis être capable de se synchroniser automatiquement dès que vous avez de nouveau du réseau.
Fieldwire, une application de suivi de chantier spécialement conçue pour la mobilité sur le terrain des professionnels du bâtiment, a été développée en tenant compte de tous ces aspects. Ses fonctionnalités hors ligne couvrent l'ensemble des flux de travail de documentation et permettent à votre équipe d'épingler une réserve sur un plan dans un sous-sol qui se synchronisera avec le tableau de bord du chef de projet dès qu'elle en sortira.
Des équipes indiquent gagner en moyenne 5,2 heures par semaine sur le terrain après avoir supprimé les allers-retours générés par le papier et leurs applications disparates.
2. Annotation des plans et suivi des révisions
Au-delà de la gestion des versions, votre logiciel doit permettre aux contremaîtres d'annoter directement les plans depuis leurs appareils, d'étiqueter des conflits à l'aide de photos et de partager instantanément ces annotations avec l'équipe de projet. Une comparaison côte à côte des révisions doit également permettre d'identifier facilement et avec précision les modifications apportées entre les versions.
La création automatique de liens hypertextes entre les différents plans représente un gain de temps précieux. Au lieu d'avoir à établir manuellement des références croisées entre les légendes de plans détaillés, réparties sur des dizaines de documents techniques, les liens entre les documents doivent apparaître automatiquement et être activés dès leur chargement.
Fieldwire propose cette fonctionnalité prête à l'emploi pour permettre à votre équipe de passer instantanément d'une légende de plan détaillé à un document référencé, sans avoir à feuilleter une multitude de pages ni à faire défiler des listes de fichiers.
3. Documentation photo et contrôles
Chaque photo doit être horodatée, géolocalisée et associée à son emplacement précis sur le plan ainsi qu'à la tâche qu'elle documente. Lorsque votre équipe termine d'installer des gaines avant la fermeture d'un plafond, ce document visuel doit être enregistré dans le dossier du projet, et non dans la galerie photo d'un employé.
Les listes de contrôle préchargées vous permettent d'uniformiser le contrôle qualité sur l'ensemble de vos projets. Votre responsable de chantier remplit la même liste de contrôle pour les travaux de second œuvre sur chacun de vos chantiers, et les résultats sont directement intégrés aux rapports.
Fieldwire facilite ce processus grâce à des listes de contrôle personnalisables qui peuvent être partagées entre les équipes de projet, afin de garantir une cohérence, que vous gériez trois ou trente chantiers à la fois.
4. Rapports destinés aux entreprises générales et maîtres d'ouvrage
Les entreprises générales souhaitent recevoir des comptes-rendus réguliers de l'avancement des travaux dans le format de leur choix. Votre logiciel doit pouvoir générer des rapports PDF soignés à partir de vos listes de réserves et des données relatives aux tâches que votre équipe saisit déjà sur le terrain, et ce, sans travail administratif supplémentaire.
La distribution automatisée des rapports permet d'aller encore plus loin. Afin d'éviter qu'une personne soit chargée de compiler et d'envoyer manuellement des comptes-rendus hebdomadaires, votre système devrait pouvoir envoyer automatiquement les rapports des listes de réserves aux corps de métier selon un calendrier défini. Une fois le processus configuré, plus aucune intervention n'est nécessaire.
Conseils pour savoir si un logiciel de CVC est conçu pour les projets de construction ou les travaux de maintenance
Plusieurs questions vous permettront de déterminer rapidement si vous avez affaire à un logiciel dédié à la construction de systèmes de CVC ou à un logiciel de maintenance équipé d'un casque de chantier.
- Le logiciel est-il organisé par projet ou par client ? Un logiciel de construction structure toutes les données par projet, avec des plans, des tâches et des documents associés des emplacements des bâtiments.
- Le logiciel permet-il de prendre en charge la gestion des versions des plans ? Si le fournisseur ne peut pas vous présenter des fonctions de suivi des révisions, de comparaison des plans et de tâches associées aux plans, ce logiciel n'a pas été conçu pour la construction.
- À quoi ressemble l'expérience mobile en l'absence de réseau ? Demandez une démo en direct en mode avion. Si l'application n'affiche plus rien ou perd ses fonctionnalités essentielles, vos équipes ne pourront pas l'utiliser dans les locaux techniques et les sous-sols dans lesquels elles évoluent au quotidien.
Pour bien évaluer une solution, demandez au fournisseur quel pourcentage de ses clients sont des entreprises de génie mécanique ou climatique qui sont spécialisées dans la construction neuve par rapport à celles qui fournissent des services de maintenance.
Passer d'un logiciel à un autre sans perturber vos projets en cours
Passer d'un logiciel conçu pour des services de maintenance à un véritable logiciel dédié aux entreprises de génie climatique n'est en rien synonyme de désorganisation. La solution consiste à préserver les projets en cours tout en générant une nouvelle dynamique avec les projets suivants.
Voici une approche de déploiement simple qui donne d'excellents résultats pour les équipes de construction :
- Lancez immédiatement les nouveaux projets sur ce nouvel outil. Conservez les projets achevés à plus de 75 % sur votre ancien système. Quant aux projets en cours, identifiez des points de transition naturels, comme le passage de la phase de second œuvre à celle de finition, pour effectuer la bascule.
- Choisissez deux ou trois ambassadeurs sur le terrain, et non une équipe informatique. Sélectionnez des contremaîtres ou des responsables de chantier respectés qui utiliseront le logiciel dans le cadre d'un projet pilote et deviendront ensuite les formateurs de leurs propres équipes.
- Commencez simplement. Ne demandez pas à vos équipes d'apprendre toutes les fonctionnalités dès le premier jour. Privilégiez trois actions essentielles : consultation des plans, mise à jour du statut des tâches et prise de photos associées à des emplacements précis sur les plans. Une fois ces pratiques bien ancrées, élargissez progressivement le champ d'application.
- Supprimez explicitement l'ancien processus. Si vos équipes continuent d'envoyer des mises à jour par SMS, d'envoyer des photos par e-mail et d'imprimer des plans en parallèle du nouveau système, l'adoption stagnera. Définissez clairement les anciens flux de travail à supprimer et tenez-y-vous.
En déployant votre système ainsi, vous préservez les tâches déjà en cours tout en offrant aux équipes une voie claire et réalisable pour adopter le nouveau processus.
Fieldwire offre aux équipes de terrain et des bureaux une vue partagée en temps réel des plans, des tâches et de la documentation, permettant à chaque collaborateur de travailler sur la même longueur d'onde, qu'il se trouve au troisième étage d'un immeuble ou dans une remorque de chantier.
Si votre logiciel de CVC actuel freine vos projets de construction, vous devriez envisager d'utiliser une application conçue pour le terrain et adaptée à vos besoins professionnels spécifiques. Demandez une démo.
