Depuis sa fondation en 2007, EXACONCEPT a bâti sa réputation sur une expertise technique pointue et une capacité à tenir des plannings serrés dans des environnements hospitaliers exigeants. Mais à mesure que l'entreprise s'est développée, ses processus de suivi ont montré leurs limites : communication fragmentée, manque de visibilité globale, retours terrain insuffisants et une dépendance au papier difficile à tenir à cette échelle. C'est pour répondre à ces défis que l'entreprise a déployé Fieldwire auprès de la quasi-totalité de ses équipes, transformant sa façon de piloter l'exécution de ses projets au quotidien.
EXACONCEPT en un coup d'œil
Siège : Champtocé-sur-Loire, Maine-et-Loire, France
Secteur : Travaux TCE — Imagerie médicale, Radiothérapie, Médecine nucléaire
Utilise Fieldwire depuis : 2025
Collaborateurs : 40
Projets menés sur Fieldwire : +600
Projets supervisés en simultané : 40
Principaux cas d’usage :
- Gestion de tâches et processus de validation
- Numérisation des processus métier, notamment les auto-contrôles
- Partage et visionnage de plans 2D/ 3D
- Planification et suivi des tâches entre les différents départements
- Rapports et transmission aux sous-traitants
Ce qu’a changé Fieldwire pour Exaconcept :
- Moins de charge mentale
- Plus de sérénité dans le pilotage et l’exécution
- Une communication plus efficace, avec moins d’oublis et de déplacements inutiles
- Davantage de transparence et une meilleure visibilité sur l’avancement des projets
- Standardisation du suivi d’avancement sur l’ensemble des projets
- Une transition vers le zéro papier
Le défi : piloter une complexité croissante sans perdre en rigueur
Dans le secteur de la santé, les exigences sont particulières. Le planning prime souvent sur le budget : un retard sur un bloc de radiothérapie ou une salle d'imagerie a des conséquences directes pour les établissements de soins et leurs patients. C’est une exigence clé des donneurs d’ordre dans le domaine médical. Pour EXACONCEPT, maintenir une gestion fine du planning et une réactivité sans faille est un avantage concurrentiel autant qu'une nécessité opérationnelle.
Mais cette exigence se heurtait à une réalité de terrain difficile à tenir à mesure que l'entreprise grandissait : jusqu'à 40 projets à superviser en parallèle, des équipes spécialisées et géographiquement dispersées, et des processus qui reposaient encore largement sur le papier et les échanges par messagerie.
Les difficultés s'accumulaient sur plusieurs fronts. La communication était fragmentée : certaines informations vivaient dans des classeurs papier, parfois égarés ou inaccessibles depuis le terrain. Une information manquante pouvait se traduire par une journée entière perdue à se déplacer sur le chantier pour aller la chercher. La visibilité globale sur l'avancement des projets était insuffisante, et chaque chef de projet établissait son propre suivi de planning, sans cohérence d'un projet à l'autre. Les retours terrain, notamment les photos d'avancement et auto-contrôles, n'étaient pas systématiques ou accessibles, ce qui obligeait à des déplacements inutiles. Et les processus papier représentaient une charge croissante, difficile à tenir à l'échelle.
La solution : centraliser pour mieux gérer
Avant de retenir Fieldwire, EXACONCEPT avait exploré d'autres outils de gestion de tâches, dont Monday, ou encore le Planner de la suite Office 365. Mais ces solutions ne couvraient pas l'ensemble des besoins, notamment l'interface entre le bureau d'études et le terrain.
C'est dans ce contexte qu'Exaconcept a été mis en contact avec Fieldwire, déjà client Hilti depuis 2009. Après une phase de test concluante début 2025, le déploiement a été lancé progressivement, en s'appuyant sur un groupe de travail interne chargé de clarifier les besoins opérationnels et d'adapter la configuration de l'outil aux processus de l'entreprise.
Aujourd'hui, Fieldwire est déployé auprès d’une trentaine de collaborateurs, soit la quasi-totalité des équipes concernées par l'exécution — du bureau d'études aux coordinateurs de travaux, en passant par les chefs de chantier, les techniciens poseurs, le service achats et le magasinier. Des tablettes ont été fournies à tous les collaborateurs nomades pour garantir un accès terrain fluide.
Comment EXACONCEPT utilise Fieldwire
Centralisation du suivi et communication fluide
Le cœur du déploiement repose sur le gestionnaire de tâches. Tous les sujets liés à l'exécution d'un projet sont désormais centralisés dans Fieldwire : validation de plans, chiffrages, réserves, commandes sous-traitants, relevés, ou encore partage d'informations clés sous forme de pense-bêtes. Chaque tâche suit un processus structuré, avec un responsable identifié et des étapes de validation définies, le chef de projet conservant le dernier mot pour clôturer une tâche.
Avant Fieldwire, la communication reposait essentiellement sur des mails ou le téléphone - jusqu'à cinquante mails par jour et par personne - et sur des classeurs papier parfois inaccessibles depuis le terrain. Une information manquante pouvait se traduire par une journée entière perdue à se déplacer sur le chantier pour aller la chercher. Il n'existait pas de fil conducteur commun : chaque échange vivait dans une boîte mail ou fil de discussion Whatsapp, chaque décision risquait d'être oubliée ou mal transmise.
Maintenant, les échanges se font directement dans les tâches Fieldwire, rattachés au contexte concerné. Cela évite les allers-retours par messagerie électronique tout en conservant un historique complet des décisions prises.
Planification standardisée et visibilité globale
Dès le démarrage d'un nouveau projet, un planning type est importé automatiquement via un fichier Microsoft Project Standard, couvrant toutes les étapes clés depuis la phase études. Cette standardisation garantit que rien n'est oublié d'un projet à l'autre, et que chaque chef de projet dispose d'une base de travail cohérente.
Les tableaux de bord permettent à chaque collaborateur d'avoir une vision transversale sur l'ensemble de ses projets et de ses tâches assignées. Le chef de projet peut ainsi concentrer son attention là où elle est nécessaire, sans avoir à solliciter des mises à jour par téléphone ou par mail.
Avant Fieldwire, chaque chef de projet établissait son propre suivi de planning, sans cohérence d'un projet à l'autre. En cas de mise à jour imposée par le client, les modifications se répercutaient manuellement par mail, avec les risques d'erreurs et d'omissions que cela implique. Avec quarante projets à superviser en parallèle, l'absence de vision globale rendait le pilotage réactif plutôt que maîtrisé.
Retours terrain fiabilisés et fin du papier
Les retours terrain sont désormais systématiques. Les tâches intègrent des photos horodatées et géolocalisées, qui donnent à tous les départements (bureau d’étude, opérations) une vision précise de l'avancement sans nécessiter de déplacement. Les autocontrôles, autrefois gérés sur papier, ont été entièrement numérisés via le module de formulaires, avec à la clé une traçabilité complète et une fiabilité accrue des données collectées.
La dématérialisation des plans, synchronisée avec OneDrive, garantit qu'il n'existe qu'une seule version de référence accessible à tous, à tout moment.
Des fonctionnalités appréciées sur le terrain
Au-delà des usages principaux, plusieurs fonctionnalités ont été particulièrement adoptées par les équipes : la visionneuse de documents PDF, jugée très conviviale, la visionneuse 3D utilisée sur les projets en infrastructure métallique, et la possibilité d'intégrer des photos à 360° de la maquette numérique dans les tâches pour donner aux sous-traitants l'ensemble du contexte utile à leur intervention.
Les notifications automatiques facilitent le suivi au quotidien, et les rapports générés depuis la plateforme ont remplacé de longs mails d'instructions envoyés aux fabricants et sous-traitants.
Une conduite du changement menée avec méthode et implication des opérationnels
Le déploiement de Fieldwire a représenté un projet à part entière pour Exaconcept : migration des données existantes, changement des habitudes de travail, formation des équipes. Guillaume Bourcier identifie plusieurs facteurs clés de succès.
La création d'un groupe de travail impliquant les opérationnels dès le départ a permis de cadrer les besoins réels et de co-construire la configuration de l'outil. L'approche progressive (test sur un projet pilote, puis déploiement généralisé) a facilité l'adhésion. Et surtout, l'équipe n'a pas attendu d'avoir un processus parfait pour avancer : la méthode s'est adaptée au fur et à mesure des retours terrain, et continue d'évoluer.
Le bilan côté collaborateurs est très positif : suppression du papier, échanges simplifiés, accès rapide à la bonne information. Les chefs de chantier comme les équipes supports y trouvent un cadre de travail plus clair et plus efficace.
Ce que Fieldwire a fait pour EXACONCEPT, il peut le faire pour vous. Voyez-le par vous-même.
EXACONCEPT est une entreprise française spécialisée dans la réalisation de travaux tous corps d'état pour les établissements de santé, notamment en imagerie médicale, radiothérapie et médecine nucléaire. Fondée en 2007, elle intervient sur l'ensemble du territoire national.
