Pour une gestion efficace des FQR dans le cadre de projets de construction
John Chamandy Cook • 
L'importance des FQR en construction
Dans le secteur de la construction, les entreprises utilisent des Fiches Question Réponse (FQR) pour obtenir des précisions en cas d'informations imprécises ou manquantes dans les documents d'un projet. Elles permettent aux parties prenantes, généralement des entreprises spécialisées et des architectes, de demander des éclaircissements au sujet de plans, de clauses techniques ou de détails contractuels et d'éviter d'éventuelles interprétations erronées au cours de l'exécution.
Il existe différents types de FQR. Les plus courantes se rapportent aux conditions des sites qui diffèrent des plans, aux divergences entre les exigences contractuelles et le périmètre d'application, et aux incohérences entre les plans architecturaux, structurels ou de mécanique, d'électricité et de plomberie. Les FQR ne se limitent pas toujours à des questions de clarification. Les sous-traitants ou les entrepreneurs spécialisés peuvent utiliser des FQR pour suggérer des modifications qui visent à améliorer l'efficacité, à réduire les coûts ou à accélérer le calendrier, en particulier lorsque ces modifications présentent des avantages évidents pour le maître d'ouvrage.
Même si les FQR jouent un rôle essentiel pour éviter les erreurs et les reprises coûteuses, elles sont également susceptibles d'entraîner des retards dans le planning de chantier. Lorsque des équipes de chantiers demandent des éclaircissements, la progression des travaux se retrouve souvent bloquée jusqu'à ce qu'une réponse soit donnée. En réalité, les retards liés à l'examen de FQR ont le potentiel de générer des retards pouvant aller jusqu'à 10 % de la durée d'un projet.
Heureusement, la mise en œuvre d'une gestion efficace des FQR à l'aide d'un logiciel de suivi de chantier peut aider les équipes à réduire considérablement l'impact des FQR sur les plannings et à ne pas ralentir projet.
Pièges courants en matière de gestion des FQR
Le recours à des méthodes de suivi obsolètes, telles que des formulaires papier, des feuilles de calcul Excel ou des fils d'e-mails fragmentés, constitue la principale cause du manque de performance au niveau de la gestion des FQR. Ces approches sont souvent source d'inefficacité, notamment en cas de FQR mal rangées, d'absence de gestion des versions et de visibilité limitée au sein des équipes de projet.
Les réponses tardives représentent un autre problème fréquent, car elles sont susceptibles de mettre un coup d'arrêt à l’avancement et de faire grimper les coûts, en particulier quand des décisions urgentes sont laissées en suspens. De plus, les FQR mal rédigées ou ambiguës – et les réponses tout aussi floues qui y sont apportées – peuvent créer une confusion supplémentaire, qui vient aggraver le risque d'erreurs dans la construction et de reprise des travaux. Ces défis soulignent la nécessité de mettre en place des processus de traitement des FQR plus intégrés, plus transparents et plus responsables.
Problématiques typiques liées aux FQR :
- Retards dans les réponses
La lenteur des délais de traitement peut entraver la progression du projet, notamment lorsque les FQR concernent des activités de premier ordre.
- Manque de responsabilisation
Le manque de clarté concernant la propriété d'une FQR peut entraîner des retards, en particulier si personne ne suit les FQR en cours.
- Suivi et documentation
En l'absence d'un système centralisé, les FQR peuvent être perdues, oubliées ou dupliquées.
- FQR mal rédigées
Les fiches vagues, incomplètes ou peu claires créent de la confusion et des échanges improductifs.
La majorité de ces problématiques résultent du fait que plusieurs personnes interviennent pour créer, examiner et traiter les FQR. Cette situation crée un risque d'erreur humaine qui retarde d'autant la livraison du projet. Les logiciels de suivi de chantier permettent de réduire ces risques au minimum en standardisant le processus de FQR et en limitant les étapes manuelles. Ils permettent ainsi d'atténuer la plupart des difficultés liées à la gestion des FQR.
Principales étapes du cycle de vie des FQR
Les FQR suivent un parcours structuré qui commence par leur création et leur soumission, suivis de leur examen et de leur réponse. Elles sont généralement ouvertes par une entreprise spécialisée ou l'entreprise générale. Il incombe à un architecte ou concepteur de fournir une réponse, tandis que le chef de projet supervise de manière générale le processus, classe les FQR par ordre de priorité et suit leur évolution. D'autres parties prenantes, dont le maître d'ouvrage ou des consultants spécialisés, peuvent être impliquées lorsqu'une fiche a une incidence sur les coûts, le calendrier ou des domaines d'expertise spécifiques.
Voici une présentation détaillée du cycle de vie des FQR :
1. Identification du problème : un entrepreneur, un sous-traitant ou un autre membre de l'équipe de projet constate des informations manquantes, peu claires ou contradictoires dans les documents du projet.
2. Rédaction de la FQR : la partie responsable prépare une FQR qui comprend :
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une description détaillée du problème
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des références aux documents ou emplacements concernés
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les solutions proposées (le cas échéant)
3. Envoi de la FQR : la FQR est envoyée aux parties prenantes par courriel, via des feuilles de calcul ou au moyen d'un logiciel de suivi de chantier tel que Fieldwire.
4. Examen et attribution : le destinataire examine la FQR et l'attribue au(x) professionnel(s) de la conception concerné(s) (architecte, ingénieur, etc.).
5. Réponse à la FQR : la personne à qui la FQR est assignée fournit une réponse écrite qui peut inclure des modifications de conception ou des documents révisés.
6. Examen de la réponse : la personne qui a envoyé la FQR reçoit la réponse et choisit de l'approuver ou de la contester. En cas de contestation, la personne qui a envoyé la FQR motive sa décision et la FQR est révisée. En cas d'approbation, la FQR est distribuée.
7. Distribution et documentation : la réponse à la FQR est distribuée à toutes les parties prenantes. Elle est également archivée dans les dossiers du projet afin d'en assurer la traçabilité et de faciliter la résolution de litiges ou réclamations ultérieurs.
8. Clôture de la FQR et mise en œuvre la réponse : la FQR est clôturée dès lors qu'une réponse satisfaisante est donnée. L'équipe de construction applique dorénavant la réponse pour poursuivre sa tâche, en intégrant les modifications éventuelles dans le processus de construction.
Avec autant d'étapes et de parties prenantes impliquées, le processus de FQR peut s'avérer complexe et chronophage. Le délai de réponse moyen aux FQR est de 9,7 jours, ce qui constitue un facteur important de retard au fil des projets de construction. Rationaliser la gestion des FQR à l'aide d'un logiciel de construction est primordial pour réduire au minimum les retards, éviter les erreurs et assurer l'alignement des équipes.
Comment rationaliser le traitement des FQR
Le recours à un logiciel de suivi de chantier constitue la première étape vers la rationalisation de vos processus de traitement des FQR. Il permet aux équipes de promouvoir des pratiques cohérentes, d'accroître la responsabilisation et de faciliter la documentation. Vous trouverez ci-dessous plusieurs initiatives que vous pouvez prendre pour améliorer la gestion des FQR.
Standardisation des processus à l'aide de modèles prédéfinis et d'outils interconnectés : les structures de formulaires prédéfinies et les outils intégrés permettent de joindre et de référencer facilement des informations pour accélérer la rédaction des FQR et garantie qu'aucun détail n'a été oublié.
Définition claire de la personne responsable de l'examen et de l'approbation des FQR : attribuez des responsabilités claires en assignant des personnes à chaque FQR, et tenez-les informées grâce à des mentions et des notifications.
Centralisation du suivi dans un tableau de bord unique : le fait de disposer d'une plateforme unique pour vérifier le statut de chaque FQR vous permet d'avoir une vue d'ensemble sur votre progression, ce qui simplifie la détection des retards.
Automatisation des mises à jour et rappels : avec une application de suivi de chantier comme Fieldwire, chaque partie prenante est notifiée lorsqu'elle est mentionnée dans une FQR, ce qui réduit le temps passé à gérer les suivis et élimine les erreurs humaines.
Bonnes pratiques en matière de gestion des FQR
La mise en place de meilleures pratiques au sein des équipes peut contribuer à rationaliser le processus de FQR et à réduire les retards. Voici plusieurs mesures que les chefs de projet, les entreprises spécialisées et les entreprises générales peuvent adopter pour mieux gérer leurs FQR :
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Fixer des accords de niveau de service pour les réponses internes (p. ex., délai de traitement de 48 heures)
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Former les équipes sur le terrain aux normes de soumission des FQR
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Fournir des photos ou des plans pour ajouter du contexte
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Intégrer les FQR dans des outils de visualisation des plans
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Organiser des revues hebdomadaires des FQR
Pourquoi un logiciel de FQR peut faire la différence ?
Lorsque les équipes de chantier s'appuient sur des formulaires papier, des e-mails et des feuilles de calcul pour gérer les FQR, le risque d'erreurs et de perte de documents devient plus élevé. Assurer le suivi de FQR de cette manière fait obstacle à une tenue de dossiers précis et au respect des délais, ce qui entraîne des temps de réponse plus longs et des retards potentiels sur le projet.
Les logiciels comme Fieldwire rationalisent le processus de FQR en fournissant une plateforme centralisée où les FQR sont créées, suivies et gérées en temps réel. Grâce aux notifications automatisées, à l'accès mobile et aux fonctions de collaboration intégrées, Fieldwire accélère la communication entre les équipes sur le terrain et dans les bureaux. Résultat : des réponses plus rapides, une responsabilité claire, moins d'erreurs et une documentation facilement accessible.
Voici comment Fieldwire peut aider les équipes de chantier à améliorer la gestion des FQR :
Rappels automatisés
Les notifications par e-mail permettent d'informer les bonnes parties et d'assurer le bon déroulement du processus.
Suivi et visibilité en toute facilité
Créez et envoyez vos FQR en un seul endroit grâce à un journal d'activité qui suit les modifications via un horodatage pour une transparence totale.
Documentation transparente
Fieldwire regroupe les mises à jour de toutes les parties prenantes, en éliminant les entrées de journal manuelles, et assure la consolidation des informations et le stockage des e-mails, autant d'éléments qui vous permettent de gagner du temps à la fin de la journée.
FQR intégrées
Associez des FQR à des plans et des tâches pour créer des fiches claires et garantir une soumission facile et un suivi transparent depuis n'importe quel appareil, à tout moment.
Options de réponse flexibles
Les utilisateurs peuvent répondre directement aux notifications par e-mail avec des réponses aux FQR, ce qui permet de travailler également avec des collaborateurs qui préfèrent ne pas adopter de nouveaux logiciels pour des projets courts ou temporaires.
Optimisez votre gestion des FQR
Les FQR sont fréquemment utilisées pendant les projets de construction pour éviter les erreurs et garantir l'exécution des travaux conformément aux clauses techniques. Elles constituent un outil de communication essentiel entre les entrepreneurs et les architectes (entre autres parties prenantes des projets) pour garantir que les informations sont claires. Or, les processus de FQR complexes sont souvent source de retards s'ils ne sont pas gérés correctement.
En adoptant des pratiques efficaces de gestion des FQR associées à un logiciel de suivi de chantier, les équipes peuvent réduire au minimum ces retards et faire ainsi progresser les projets efficacement jusqu'à leur achèvement. Fieldwire aide les équipes de chantier à créer et à gérer des FQR de manière transparente, ce qui leur permet de gagner du temps et de s'épargner bien des ennuis.
Votre plan d'optimisation des FQR en 7 étapes
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Standardisez vos modèles de FQR à l'aide de Fieldwire
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Fixez des délais clairs
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Classez les FQR par ordre de priorité et par catégorie
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Associez les FQR aux plans et tâches pour plus de clarté
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Tenez les parties prenantes informées avec les notifications automatisées dans Fieldwire
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Désignez un responsable à chaque étape pour améliorer la responsabilisation
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Utilisez Fieldwire pour déployer des flux de travail clairs et accroître la transparence
