Cómo gestionar RFIs eficientemente en proyectos de construcción
John Chamandy Cook • 
Por qué son importantes las RFIs en la industria de la construcción
En la industria de la construcción, una solicitud de información (RFI) se utiliza cuando falta información o si no resulta muy clara en los documentos del proyecto. Permite a las partes interesadas, generalmente contratistas y diseñadores, pedir aclaraciones sobre los distintos planos, especificaciones o detalles contractuales y evitar así que surjan malentendidos durante la ejecución.
Puede haber diferentes tipos de RFIs. Las más comunes están relacionadas con condiciones de la obra que difieren de lo indicado en los planos, discrepancias en los requisitos y alcances contractuales e incoherencias entre planos arquitectónicos, estructurales o de mecánica, electricidad y fontanería. Las RFIs no siempre se limitan a aclarar cuestiones. Así, subcontratistas y contratistas pueden utilizar RFIs para sugerir modificaciones que permitan mejorar la eficiencia, reducir costes o agilizar el cronograma, especialmente si estos cambios ofrecen ventajas claras al propietario.
Aunque las RFIs son esenciales para evitar errores y costosas repeticiones del trabajo, también pueden suponer demoras en el cronograma. Si los equipos de construcción necesitan una aclaración, el avance de las obras suele estancarse hasta que se recibe una respuesta. De hecho, los retrasos en la revisión de una RFI podrían suponer demoras de hasta el 10 % de la duración de un proyecto.
Por suerte, adoptar una gestión de RFIs eficaz con un software de construcción puede ayudar a los equipos a reducir considerablemente el impacto de las RFIs sobre los plazos y a mantener el avance general del proyecto.
Errores comunes en la gestión de RFIs
La principal causa de una gestión de RFIs ineficiente es la dependencia de métodos de seguimiento desfasados, como formularios en papel, hojas de cálculo de Excel o cadenas de correo electrónico fragmentarias. Estos enfoques suelen dar lugar a ineficiencias, como RFIs desubicadas, una falta de control de versiones y una visibilidad limitada entre los equipos del proyecto.
Otro problema frecuente son las respuestas que se hacen esperar, que pueden estancar el avance de las obras e inflar los costes, especialmente cuando afectan a decisiones urgentes que quedan pendientes. Además, cuando las RFIs están mal redactadas o resultan ambiguas (o si las respuestas son poco claras), puede surgir más confusión, lo que aumenta el riesgo de que se produzcan errores de construcción y pueda ser necesario repetir el trabajo. Estos desafíos ponen de manifiesto la necesidad de contar con flujos de trabajo de RFI más integrados, transparentes y con una mayor rendición de cuentas.
Puntos críticos típicos de las RFIs:
- Retrasos en las respuestas
Unos tiempos de respuesta lentos pueden hacer que se estanque el avance del proyecto, especialmente si las RFIs están relacionadas con actividades de una ruta crítica.
- Ausencia de rendición de cuentas
La falta de claridad respecto a la propiedad puede dar lugar a retrasos, especialmente si nadie hace seguimiento de las RFIs abiertas.
- Seguimiento y documentación
Sin un sistema centralizado, las RFIs pueden terminar perdiéndose, pasarse por alto o duplicarse.
- RFIs mal redactadas
Las solicitudes ambiguas, incompletas o poco claras generan confusión y requieren un intercambio de mensajes constante para aclarar las cosas.
La mayoría de estos problemas se producen porque hay varias personas creando, revisando y respondiendo a RFIs en el proyecto. Así, pueden surgir errores humanos que retrasan aún más la entrega del proyecto. El software de gestión de proyectos de construcción ayuda a minimizar estos riesgos, al estandarizar el proceso de RFI y reducir los pasos manuales, lo que, en última instancia, mitiga muchos de los retos de la gestión de RFIs.
Principales pasos del ciclo de una RFI
Las RFIs siguen un proceso estructurado, que comienza con su creación y envío y continúa con la fase de revisión y respuesta. En general, las inicia el subcontratista o el contratista general. El arquitecto o diseñador es responsable de dar una respuesta, mientras que el gestor de proyecto suele supervisar el proceso, priorizar las RFIs y hacer seguimiento de sus progresos. Puede haber otras partes implicadas, como el propietario o consultores especializados, si una solicitud afecta al coste, el cronograma o áreas específicas de especialización.
A continuación mostramos el proceso detallado propio del ciclo de una RFI:
1. Identificar el problema: Un contratista, subcontratista u otro miembro del equipo del proyecto constata que falta información en los documentos del proyecto, o que resulta poco clara o contradictoria.
2. Redactar la RFI: La parte responsable prepara una RFI incluyendo lo siguiente:
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Una descripción detallada del problema
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Referencias a los documentos o ubicaciones afectados
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Soluciones sugeridas (si procede)
3. Enviar la RFI: Se envía la RFI a las partes interesadas por correo electrónico, en hojas de cálculo o a través de un software de gestión de proyectos de construcción como Fieldwire.
4. Revisar y asignar: El destinatario revisa la RFI y la asigna a los profesionales de diseño correspondientes (arquitecto, ingeniero, etc.).
5. Responder a la RFI: El responsable responde por escrito. En su respuesta puede incluir cambios de diseño o documentos revisados.
6. Revisión de la respuesta: El remitente recibe la respuesta y decide aprobarla o rechazarla. Si la rechaza, el remitente lo justifica y se revisa la RFI. Si se aprueba, la RFI se distribuye.
7. Distribuir y documentar: La respuesta a la RFI se distribuye a todas las partes interesadas. También se anota en los registros del proyecto para garantizar la trazabilidad y servir como respaldo para cualquier futuro proceso de resolución de disputas o reclamación.
8. Cerrar la RFI y ejecutar la respuesta: La RFI se cierra una vez que se ha dado una respuesta satisfactoria. A continuación, el equipo de construcción trabaja con la respuesta para avanzar con su tarea, e incorpora cualquier cambio al proceso de construcción.
Con tantas etapas y partes interesadas involucradas, el proceso de una RFI puede resultar complejo y llevar mucho tiempo. El tiempo medio de respuesta a una RFI es de 9,7 días, por lo que son uno de los factores más significativos de retraso en los proyectos de construcción. Por eso, agilizar la gestión de RFIs utilizando software de construcción es esencial para minimizar retrasos, prevenir errores y mantener a los equipos coordinados.
Cómo optimizar tus flujos de trabajo de RFI
Utilizar software de gestión de proyectos de construcción es el primer paso para optimizar los flujos de trabajo de RFI. Este software permite a los equipos promover unas prácticas uniformes, mejorar el proceso de rendición de cuentas y facilitar la documentación. Estas son algunas de las medidas que puedes adoptar para disfrutar de una gestión de RFIs eficiente.
Estandarizar los procesos con plantillas prediseñadas y herramientas interconectadas: Contar con estructuras de formularios predefinidas y herramientas integradas que permitan adjuntar y hacer referencia a información fácilmente ayuda a redactar RFIs más rápidamente, además de garantizar que se incluyan todos los detalles necesarios.
Definir claramente quién es responsable de revisar y aprobar las RFIs: Establece un proceso de asunción de responsabilidades claro designando responsables para cada RFI y mantenlos informados con etiquetas y notificaciones.
Centralizar el seguimiento en un solo panel de control: Contar con una plataforma para verificar el estado de cada RFI te permitirá disponer de una descripción general de tus progresos, lo que facilita la detección de retrasos.
Automatizar las actualizaciones de estado y los recordatorios: Con una aplicación de gestión de proyectos de construcción como Fieldwire, cada parte interesada recibe una notificación cada vez que se la etiqueta en una RFI, lo que reduce el tiempo necesario para hacer seguimiento y evita los errores humanos.
Buenas prácticas de gestión de RFIs
Establecer buenas prácticas en todos los equipos puede ayudar a agilizar el proceso de RFI y reducir los retrasos. A continuación verás una lista con algunas medidas que pueden adoptar los gestores de proyecto, subcontratistas y contratistas generales para gestionar mejor las RFIs:
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Establecer acuerdos de nivel de servicio de respuesta interna (p. ej., un plazo de respuesta de 48 horas)
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Formar a los equipos que trabajan en la obra respecto a las normas de envío
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Proporcionar fotos o planos para aportar contexto
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Integrar las RFIs en las herramientas de visualización de planos
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Realizar revisiones semanales de RFIs
Por qué el software de RFI marca la diferencia
Cuando los equipos de construcción dependen de formularios en papel, correos electrónicos y hojas de cálculo para gestionar las RFIs, existe un mayor riesgo de que surjan errores y se pierdan documentos. Este tipo de seguimiento de RFIs hace que sea difícil llevar unos registros precisos y cumplir los plazos, lo que genera tiempos de respuesta más largos y posibles percances durante el proyecto.
Las herramientas de software como Fieldwire agilizan el proceso de RFI al ofrecer una plataforma centralizada donde es posible crear, rastrear y gestionar las RFIs en tiempo real. Al contar con notificaciones automatizadas, acceso desde dispositivos móviles y funciones de colaboración integradas, Fieldwire agiliza la comunicación entre los equipos de campo y de oficina. Esto resulta en respuestas más rápidas, un proceso de rendición de cuentas claro, menos errores y un registro de documentación fácilmente accesible.
Así puede ayudar Fieldwire a los equipos de construcción a mejorar la gestión de RFIs:
Recordatorios automáticos
Las notificaciones por correo electrónico mantienen informadas a las partes correspondientes y el proceso continúa su curso.
Fácil seguimiento y visibilidad
Crea y envía tus RFIs en un solo lugar con un registro de actividad que rastrea los cambios con marcas de fecha y hora para disfrutar de total transparencia.
Documentación fluida
Fieldwire registra las actualizaciones de todas las partes interesadas. Esto elimina la necesidad de hacer entradas de registro manuales, de consolidar la información y de almacenar correos electrónicos, lo que ahorra tiempo en el cómputo global.
RFIs integradas
Vincula RFIs a planos y tareas para disfrutar de solicitudes claras, un envío sencillo y un seguimiento continuo en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
Opciones de respuesta flexibles
Los usuarios pueden responder directamente a las notificaciones por correo electrónico con respuestas de RFIs, lo que permite su uso con colaboradores que prefieren no adoptar software nuevo para proyectos a corto plazo o temporales.
Optimiza tu gestión de RFIs
Las RFIs suelen utilizarse en los proyectos de construcción para evitar errores y que el trabajo se lleve a cabo según lo especificado. Constituyen una herramienta de comunicación esencial entre contratistas y arquitectos (entre otras partes interesadas del proyecto) para garantizar la claridad de la información. Sin embargo, cuando los procesos de RFI son complejos, muchas veces pueden generar retrasos si no se gestionan adecuadamente.
Adoptando unas prácticas de gestión de RFIs eficaces y respaldadas por un software de construcción, los equipos pueden minimizar estos retrasos y mantener el buen curso de los proyectos hasta su finalización. Fieldwire ayuda a los equipos de construcción a crear y gestionar RFIs sin problemas, ahorrando tiempo y quebraderos de cabeza.
Tu plan de optimización de RFIs en 7 pasos
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Estandarizar plantillas de RFI con Fieldwire
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Establecer plazos claros
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Priorizar y categorizar las RFIs
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Vincular las RFIs a planos y tareas para garantizar la claridad
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Mantener informadas a las partes interesadas utilizando notificaciones automatizadas con Fieldwire
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Establecer la propiedad en cada etapa para mejorar el proceso de rendición de cuentas
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Utilizar Fieldwire para establecer unos flujos de trabajo claros y mejorar la transparencia
