Liste de réserves de chantiers : les meilleures pratiques pour éviter les travaux de reprise
Fieldwire Marketing Team • 
Même si les travaux de reprise sont inévitables lors de projets de construction, que ce soit en raison de nouvelles demandes du client ou de problèmes inattendus rencontrés sur le terrain, il est possible de les éviter ou de les gérer plus facilement en améliorant la communication. Une bonne application de suivi de chantier permet non seulement aux équipes de construction de signaler et de corriger facilement des défauts, mais également d'accélérer et d'optimiser les coûts de la gestion des listes de réserves.
Comprendre toutes les étapes des listes de réserves et mettre en œuvre les meilleures pratiques afin de garantir le partage des informations avec les bonnes équipes au bon moment peut faciliter les opérations préalables à la réception (OPR) des entreprises générales, des entreprises spécialisées, des maîtres d'ouvrage et des architectes. Dans cet article, vous trouverez de précieux conseils pour rationaliser votre gestion des listes de réserves.
Qu'est-ce qu'une liste de réserves ?
Élément important des procédures d'OPR, la liste de réserves, également appelée liste de problèmes, liste de défauts ou liste de points à régler, est un document qui répertorie les travaux à exécuter ou à corriger avant de pouvoir considérer un projet de construction comme terminé. Les points des listes de réserves couvrent généralement des modifications et des corrections mineures, tels que des éléments à réparer, tester, ajouter et supprimer, qui sont nécessaires pour rendre le projet final conforme aux exigences des clauses techniques. Il peut également s'agir de dommages survenus au cours du processus de construction qui doivent être réparés.
La visite d'émission de réserves
Quand 99 % des travaux de construction sont terminés, le maître d'ouvrage, l'architecte et l'entreprise générale visitent ensemble la totalité du projet, ou seulement un lot, pour y détecter d'éventuels défauts. C'est ce que l'on appelle la visite d'émission de réserves.
L'entreprise générale va dresser un rapport de l'ensemble des défauts constatés sur le chantier en y incluant des photos et leur localisation sur les plans. Ensuite, l'architecte va passer en revue ce document et confirmer que tous les points mentionnés lors de la visite d'émission de réserves y figurent. Les défauts vont être communiqués aux entreprises spécialisées sous-traitantes qui seront alors chargées de lever toutes les réserves de la liste qui leur incombent dans les délais impartis.
À qui incombe la responsabilité des points de la liste de réserves ?
Toutes les parties prenantes d'un projet de construction jouent un rôle majeur dans la gestion des listes de réserves. Certaines seront davantage impliquées dans la création de la liste de réserves, tandis que d'autres assumeront une plus grande part de responsabilité dans le traitement des points qui y sont répertoriés.
L'entreprise générale va procéder à des visites, avec ou sans le maître d'ouvrage et l'architecte, afin de dresser la liste des réserves. Elle va ensuite attribuer les points à corriger aux sous-traitants concernés. Il incombe à l'entreprise générale de communiquer au maître d'ouvrage l'état d'avancement de la levée des points de réserve et de les communiquer aux entreprises spécialisées.
Les entreprises spécialisées doivent résoudre les points figurant sur la liste de réserves de chantiers. C'est à elles qu'il revient d'effectuer correctement les travaux nécessaires afin de n'avoir aucune réserve de la part de la MOE et de la MOA durant les visites d'OPR. Les sous-traitants doivent s'assurer que leurs travaux sont conformes aux clauses techniques des plans établis par la maîtrise d'œuvre afin d'éviter toute reprise ou tout conflit inutile.
Le maître d'ouvrage peut assister aux visites du chantier à divers stades du projet afin d'être informé du rythme et de l'avancement des travaux. Au terme du projet, le maître d'ouvrage validera la liste de réserves du chantier avec le BET et le MOA, et s'assurera que tous les points qui y figurent ont été résolus.
Du début à la fin du projet, il incombe à la maîtrise d'œuvre de s'assurer que tous les travaux de construction sont conformes aux plans spécifiques approuvés et que tout fonctionnera comme prévu. Elle doit participer aux visites finales du chantier pour valider la levée des réserves et confirmer que le produit final est conforme à ses exigences et à celles des maîtres d'ouvrage.
Meilleures pratiques en matière de listes de réserves
Entreprises générales : création des éléments de la liste de réserves sur le chantier
Quand une entreprise générale démarre un projet, elle doit également commencer à dresser une liste de réserves. Cette liste fait en quelque sorte office de liste de contrôle pour la liste de réserves. Chaque fois qu'elle visite un chantier et constate un défaut, elle doit le documenter immédiatement afin de pouvoir en discuter ultérieurement avec les professionnels pouvant être impactés. Plutôt que d'attendre la fin du projet pour communiquer les points de la liste de réserves, l'entreprise générale peut utiliser un logiciel de suivi de chantier comme Fieldwire pour annoter les problèmes directement sur le terrain et créer une liste de réserves pour le projet en étiquetant les différents corps de métier. Elle peut générer en quelques secondes un rapport des points de réserve spécifique à un corps de métier ou un rapport de chantier journalier, et l'envoyer à chaque entreprise spécialisée en quelques clics seulement. En répétant régulièrement cette procédure, les entreprises générales parviendront plus rapidement au stade des OPR de leurs chantiers dans la mesure où plus tôt elles lèveront les réserves de la liste, moins il leur en restera à faire plus tard. Cette procédure est bien plus efficace que de devoir prendre des notes manuellement lors de visites de chantier et attendre le retour au bureau pour les taper à l'ordinateur et les envoyer en pièce jointe par e-mail aux sous-traitants concernés.
Entreprises spécialisées : hiérarchisation des tâches à exécuter
Les entreprises sous-traitantes doivent parfaitement comprendre non seulement ce qu'il faut faire pour lever les réserves, en quoi consistent les défauts, mais également quand, où et pourquoi ils doivent être traités. Afin que tous les sous-traitants puissent accéder à chaque instant aux informations dont ils ont besoin, l'utilisation d'un logiciel de levée des réserves comme Fieldwire s'impose pour rassembler les données du chantier et les équipes en un seul endroit. Par exemple, lorsqu'un point de la liste de réserves est attribué à une entreprise spécialisée sur le terrain, celle-ci en est informée en temps réel. Depuis son smartphone ou sa tablette, elle peut ouvrir le point de réserve dans l'application Fieldwire, voir sa localisation exacte sur un plan, le nombre d'heures de travail nécessaires et la date d'échéance. Au fur et à mesure qu'il travaille à la correction du défaut, le sous-traitant peut envoyer des messages, des photos et des vidéos à l'entreprise générale à l'aide de l'application Fieldwire pour lui communiquer son avancement. De cette manière, les points de la liste des réserves sont traités efficacement, les intervenants sont tous sur la même longueur d'onde et il n'est pas nécessaire de multiplier les e-mails entre les différentes parties pour communiquer des changements.
Maîtres d'ouvrage : utilisation de la procédure de levée de réserves pour suivre l'avancement des travaux
Une meilleure pratique applicable par les maîtres d'ouvrage consiste à poser à l'entrepreneur général, lors d'une visite du chantier, un ensemble de questions susceptibles d'entraîner l'ajout d'autres éléments à la liste de réserves. Parmi les questions que peuvent poser les maîtres d'ouvrage, on peut citer les exemples suivants : "Toutes les prises fonctionnent-elles correctement ?" ou "La couche de peinture est-elle suffisante ?". En cas de réponse négative, l'entreprise générale devra créer un ou plusieurs nouveaux points dans la liste de réserves que les entrepreneurs spécialisés devront traiter.
Grâce à une application de suivi de chantier qui favorise une communication transparente, les maîtres d'ouvrage peuvent suivre l'état d'avancement de leurs chantiers avant même d'effectuer une visite de contrôle sur le terrain. La définition de droits d'accès dans le logiciel de suivi de chantier, qui donne aux maîtres d'ouvrage (et à eux seuls) les moyens de vérifier la levée des réserves, leur permettra de faire progresser leurs projets en toute conformité à leurs exigences, aux clauses techniques du contrat et aux plans d'origine.
Architectes : vérification de la conformité des points de la liste de réserves avec les plans définitifs
En vérifiant de manière continue les attentes auprès des maîtres d'ouvrage, la maîtrise d'œuvre a l'assurance que la visite d'opérations préalables à la réception définitive se fera sans encombre et que seuls des points mineurs seront constatés. Il est essentiel de créer et de suivre un ensemble de meilleures pratiques en matière de levée des réserves pour terminer les projets de construction dans les délais impartis. Disposer de modèles et de listes de contrôle permet également d'effectuer des visites de contrôle précises, de faciliter l'établissement de rapports et d'amorcer rapidement les OPR.
Gagnez du temps en utilisant des modèles de liste de réserves
Lorsqu'une visite d'OPR est imminente, vous pouvez vous y préparer en réunissant facilement tous les éléments nécessaires dans l'application de suivi de chantier Fieldwire. Il vous suffit d'y ajouter des tâches pour tous les points de réserve du chantier, que ce soit des tâches spécifiques à un métier, à une localisation ou à une pièce ou un bâtiment en particulier. Chaque tâche peut inclure des notes détaillées, des instructions et des listes de contrôle pour permettre à chaque sous-traitant de savoir exactement ce qu'il doit faire (et dans quel ordre). Chaque modèle de liste de contrôle que vous créez est enregistré dans Fieldwire, ce qui vous permet d'ajouter rapidement cette même liste de contrôle à d'autres tâches similaires ou à des exemples de listes de réserves dans votre projet.
Après avoir créé vos tâches et vous être préparé à la visite de contrôle, emportez votre modèle de liste de réserves avec vous sur le terrain via votre appareil mobile. Vous pouvez accéder aux données du projet dans Fieldwire même sans réseau, et si vous constatez des points de réserves non résolus, vous pouvez tout documenter dans l'application et informer votre équipe qu'il reste des travaux à exécuter. Dès que vous avez de nouveau accès à une connexion WiFi, le projet se met à jour avec toutes les nouvelles données que vous avez ajoutées pendant que vous étiez sur le chantier et les différents corps de métier en sont informés. Et pour que chaque membre de votre équipe soit parfaitement informé, prenez des photos de tous les défauts et ajoutez-les directement dans les commentaires de la tâche. L'ensemble du contenu ajouté aux tâches est horodaté et des notifications en temps réel sont envoyées à toutes les parties concernées. Il est également possible de dupliquer facilement des tâches s'il existe certains points similaires dans plusieurs endroits. Cette fonctionnalité est très utile si vous insérez les tâches directement dans vos plans pour éviter toute confusion quant à l'emplacement de chaque point de réserve.
Après la visite d'émission de réserves, vous pouvez aisément créer un rapport à l'aide de Fieldwire. Découvrez comment créer un rapport de liste de réserves dans cet article.
